Hva er funksjonell jobbanalyse?
En funksjonell jobbanalyse (FJA) er et system som ble utviklet av det amerikanske arbeidsdepartementet på 1940-tallet for å bestemme alle jobbens elementer og evaluere dem, og rangere deres betydning for jobben. Den måler tidsbruken og arten av interaksjoner med ting, med data og med mennesker. En god funksjonell jobbanalyse måler også kvaliteten på instruksjon og veiledning som er nødvendig, samt mengden trening som kreves for å utføre en jobb tilstrekkelig.
Forståelsen av den funksjonelle jobbanalysen gjør den anvendelig for enhver jobb i en organisasjon. F.eks. Vil FJA til en produksjonsmedarbeider i en fabrikk legge merke til tidsbruken til å sette opp maskiner og betjene den. En FJA med en fraktmanns stilling, derimot, ville konsentrere seg om brukt tid på å flytte og håndtere gjenstander for frakt. Gjennomsnittlige mengder tid brukt til løpende trening og i rutinemessig samhandling med veiledere blir også målt. Noen FJAer kan være veldig krevende, med skjermer som bruker stoppeklokker for å bestemme den nøyaktige tiden som er nødvendig for å utføre visse oppgaver.
Personalpersonell gjennomfører FJAer og bruker resultatene i å ta et bredt spekter av beslutninger, fra bemanningsnivå til kompensasjon. FJAer er også uvurderlige når man tar andre beslutninger om ledelse, for eksempel omorganiseringer og konsolideringer. Det er viktig å huske på at en funksjonell jobbanalyse evaluerer selve jobben, og ikke personen i jobben. En god funksjonell jobbanalyse er imidlertid et uvurderlig hjelpemiddel i å evaluere en ansattes prestasjoner, under teorien om at man må vite hva en jobb innebærer før man kan bestemme hvor godt en ansatt har utført den.
Funksjonelle stillingsanalyser brukes av mange organisasjoner som det første trinnet i å utarbeide sine arbeidsbeskrivelser. En grundig funksjonell jobbanalyse inkluderer skalaer som måler de faktiske funksjonene til en jobb så vel som de mentale prosessene som følger med dem, for eksempel resonnement og språk. Dette er ikke de eneste elementene i en jobb. En FJA måler også de menneskelige interaksjonene som er inkludert i jobbets ytelse og den opplæringen som er nødvendig for å utføre jobben godt. Innsamlingen av alle disse dataene er veldig nyttig når det gjelder å rekruttere nytt talent.
Pliktene og ansvaret knyttet til mange jobber kan endres over tid, selv om stillingstitlene forblir de samme. For eksempel endret mange tradisjonelle kontorjobber seg dramatisk i siste halvdel av 1900-tallet på grunn av kontorautomatisering som kulminerte med datastyring. Analysene som beskriver disse jobbene, vil vise endringene de har gjennomgått på mange områder og vil forbedre arbeidsgivers evne til å styre dem. FJAer bør derfor periodisk undersøkes og oppdateres.
Mange jobber innebærer tekniske eller faglige ferdigheter og evner. Hvis stillingen ikke er ledig, gjøres den faktiske undersøkelsen og evalueringen av en bestemt jobb best av det sittende og tilsynsansatte. Personalpersonellers involvering i denne fasen av FJA-prosessen er ofte begrenset til tilsyn og veiledning.
Selve analysen er fasen i prosessen der noen antagelser utfordres, spesielt med hensyn til kreditt eller faglige krav. Dette er også den fasen der ledelsen må vurdere muligheten for funksjonshemmede som utfører jobben. Det er lovlig i USA å nekte jobbsøkere på grunn av funksjonshemming, men arbeidsgivere som gjør det, skal kunne dokumentere at en slik avslag reflekterer kandidatens mangel på en god tro-erhvervskompetanse (BFOQ). Uten slik dokumentasjon kan arbeidsgivere møte betydelige juridiske utfordringer.
I forkant av datastyring var mange kontorarbeidere sitt viktigste ferdighetssett operasjonen av en skrivemaskin, et verktøy som, sammenlignet med moderne datamaskiner, hadde begrensede fordeler. De samme tastaturkompetansene er fremdeles nødvendige for å betjene datamaskiner, men det underliggende kunnskapsgrunnlaget som er nødvendig for å vise seg å være meningsfylt arbeidsprodukt, har utvidet seg betydelig. En FJA kvantifiserer tiden en arbeider bruker på en datamaskin, og skiller mellom oppgaver som tekstbehandling, regneark, presentasjoner og andre funksjoner. Å vite denne informasjonen er avgjørende for vellykket rekruttering.
Endringer i arbeidsflyten på fabrikkgulvet kan også ha betydelig innvirkning på produksjonsarbeidernes arbeidsplasser. Endringer i hvordan innkommende råvarer blir pakket, for eksempel, kan øke eller redusere tiden med å få disse råvarene inn i arbeidsstrømmen. Hvis slike modifikasjoner sparer tid, vil gode ledere ofte fordele tiden andre steder. Ledere som følger med på avdelingens arbeidsflyt ved hjelp av FJAer og foreløpige observasjoner, vil vanligvis administrere dem mer effektivt.