Was ist eine funktionale Jobanalyse?
Eine funktionale Jobanalyse (FJA) ist ein System, das vom US-Arbeitsministerium in den 1940er Jahren entwickelt wurde, um alle Elemente eines Jobs zu ermitteln und zu bewerten und ihre Bedeutung für den Job zu bewerten. Es misst die aufgewendete Zeit und die Art der Interaktion mit Dingen, mit Daten und mit Menschen. Eine gute funktionale Arbeitsplatzanalyse misst auch die Qualität der erforderlichen Unterweisung und Aufsicht sowie den Umfang der Schulung, die erforderlich ist, um einen Job angemessen auszuführen.
Der umfassende Funktionsumfang der Jobanalyse lässt sich auf jeden Job in einer Organisation anwenden. Beispielsweise würde die FJA eines Produktionsarbeiters in einer Fabrik die Zeit notieren, die für das Einrichten und Bedienen von Maschinen aufgewendet wurde. Ein FJA der Position eines Schifffahrtskaufmanns würde sich dagegen auf die Zeit konzentrieren, die für das Bewegen und Handhaben von Gegenständen für den Versand aufgewendet wird. Die durchschnittliche Zeit, die für die laufende Schulung und die routinemäßige Interaktion mit Vorgesetzten aufgewendet wird, wird ebenfalls gemessen. Einige FJAs können sehr anspruchsvoll sein, da Monitore mithilfe von Stoppuhren die genaue Zeit ermitteln, die für die Ausführung bestimmter Aufgaben erforderlich ist.
Personalfachleute führen FJAs durch und verwenden die Ergebnisse, um eine breite Palette von Entscheidungen zu treffen, von der Personalausstattung bis zur Vergütung. FJAs sind auch von unschätzbarem Wert, wenn Sie andere Managemententscheidungen treffen, wie z. B. Reorganisationen und Konsolidierungen. Es ist wichtig zu beachten, dass eine funktionierende Jobanalyse den Job selbst und nicht die Person im Job bewertet. Eine gute funktionale Jobanalyse ist jedoch eine unschätzbare Hilfe bei der Bewertung der Leistung eines Mitarbeiters. Dabei muss man wissen, was ein Job bedeutet, bevor man feststellen kann, wie gut ein Mitarbeiter seine Leistung erbracht hat.
Funktionale Stellenanalysen werden von vielen Organisationen als erster Schritt bei der Erstellung ihrer Stellenbeschreibungen verwendet. Eine gründliche funktionale Jobanalyse umfasst Skalen, die die tatsächlichen Funktionen eines Jobs sowie die damit verbundenen mentalen Prozesse wie Argumentation und Sprache messen. Dies sind jedoch nicht die einzigen Elemente eines Jobs. Ein FJA misst auch die menschlichen Interaktionen, die in die Arbeitsleistung einbezogen sind, und die Schulung, die für eine gute Arbeitsleistung erforderlich ist. Die Erfassung all dieser Daten ist sehr hilfreich bei der Rekrutierung neuer Talente.
Die mit vielen Jobs verbundenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten können sich im Laufe der Zeit ändern, auch wenn die Jobtitel gleich bleiben. Zum Beispiel haben sich in der zweiten Hälfte des 20. Jahrhunderts viele traditionelle Bürojobs dramatisch verändert, weil die Büroautomatisierung in der Computerisierung gipfelte. Die Analysen, die diese Jobs beschreiben, würden die Veränderungen aufzeigen, die sie in vielen Bereichen erfahren haben, und die Fähigkeit des Arbeitgebers verbessern, sie zu verwalten. FJAs sollten daher regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.
Viele Jobs beinhalten technische oder berufliche Fähigkeiten und Fertigkeiten. Wenn die Stelle nicht vakant ist, wird die tatsächliche Prüfung und Bewertung einer bestimmten Aufgabe am besten von den amtierenden Mitarbeitern und dem Aufsichtspersonal durchgeführt. Die Beteiligung von Personalfachleuten an dieser Phase des FJA-Prozesses beschränkt sich häufig auf Aufsicht und Beratung.
Die eigentliche Analyse ist die Phase des Prozesses, in der einige Annahmen in Frage gestellt werden, insbesondere in Bezug auf die Kreditwürdigkeit oder die akademischen Anforderungen. Dies ist auch die Phase, in der das Management die Möglichkeit der Ausübung der Tätigkeit durch behinderte Personen berücksichtigen muss. In den USA ist es legal, Bewerber aufgrund einer Behinderung abzulehnen. Arbeitgeber, die dies tun, sollten jedoch in der Lage sein, zu dokumentieren, dass eine solche Ablehnung das Fehlen einer anerkannten beruflichen Qualifikation (BFOQ) des Bewerbers widerspiegelt. Ohne eine solche Dokumentation stehen die Arbeitgeber möglicherweise vor erheblichen rechtlichen Herausforderungen.
Vor der Computerisierung war die Hauptkompetenz vieler Büroangestellter die Bedienung einer Schreibmaschine, ein Werkzeug, das im Vergleich zu modernen Computern nur begrenzte Vorteile hatte. Dieselben Tastaturfähigkeiten sind zum Bedienen von Computern weiterhin erforderlich, aber die zugrunde liegende Wissensbasis, die für die Erstellung eines aussagekräftigen Arbeitsprodukts erforderlich ist, wurde erheblich erweitert. Ein FJA quantifiziert die Zeit, die ein Mitarbeiter am Computer verbringt, und unterscheidet Aufgaben wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und andere Funktionen. Das Wissen um diese Informationen ist entscheidend für eine erfolgreiche Rekrutierung.
Änderungen des Arbeitsablaufs in einer Fabrikhalle können ebenfalls erhebliche Auswirkungen auf die Arbeitsplätze der Produktionsmitarbeiter haben. Änderungen in der Art und Weise, in der eingehende Rohstoffe verpackt werden, können beispielsweise den Zeitraum, in dem diese Rohstoffe in den Arbeitsstrom gelangen, verlängern oder verkürzen. Wenn solche Änderungen Zeit sparen, werden gute Manager die Zeit häufig anderweitig vergeben. Manager, die mithilfe von FJAs und Zwischenbeobachtungen den Workflow ihrer Abteilungen auf dem Laufenden halten, werden diese in der Regel effizienter verwalten.