Hvad er funktionel jobanalyse?
En funktionel jobanalyse (FJA) er et system, der er udarbejdet af det amerikanske arbejdsministerium i 1940'erne for at bestemme alle et jobs elementer og evaluere dem, rangordne deres betydning for jobbet. Det måler den brugte tid og arten af interaktioner med ting, med data og med mennesker. En god funktionel jobanalyse måler også kvaliteten af den nødvendige undervisning og tilsyn samt den mængde træning, der kræves for at udføre et job tilstrækkeligt.
Omfanget af den funktionelle jobanalyse gør den anvendelig til ethvert job i en organisation. F.eks. Bemærker FJA af en produktionsmedarbejder i en fabrik den tid, der blev brugt på opsætning af maskiner og betjening af det. En FJA med en ekspeditionssekretærs position ville på den anden side koncentrere sig om brugt tid på at flytte og håndtere genstande til forsendelse. De gennemsnitlige mængder tid, der bruges til løbende træning og i rutinemæssig interaktion med vejlederne, måles også. Nogle FJA'er kan være meget krævende med skærme, der bruger stopur til at bestemme den nøjagtige mængde tid, der er nødvendig til at udføre visse opgaver.
Human HR-fagfolk udfører FJA'er og bruger resultaterne til at tage en bred vifte af beslutninger, fra personale til kompensation. FJA'er er også uvurderlige, når man træffer andre ledelsesbeslutninger, såsom omorganiseringer og konsolideringer. Det er vigtigt at huske på, at en funktionel jobanalyse evaluerer selve jobbet og ikke personen i jobbet. En god funktionel jobanalyse er imidlertid en uvurderlig hjælp til at evaluere en medarbejders præstationer under teorien om, at man skal vide, hvad et job indebærer, inden man kan bestemme, hvor godt en medarbejder har udført det.
Funktionelle jobanalyser bruges af mange organisationer som det første trin i udarbejdelsen af deres jobbeskrivelser. En grundig funktionel jobanalyse inkluderer skalaer, der måler de faktiske funktioner i et job såvel som de mentale processer, der ledsager dem, såsom ræsonnement og sprog. Dette er dog ikke de eneste elementer i et job. En FJA måler også de menneskelige interaktioner, der er inkluderet i jobets præstation og den træning, der er nødvendig for at udføre jobbet godt. Indsamlingen af alle disse data er meget nyttig til at rekruttere nyt talent.
De opgaver og ansvar, der er forbundet med mange job, kan ændre sig over tid, selvom jobtitlerne forbliver de samme. For eksempel ændrede mange traditionelle kontorjob sig dramatisk i sidste halvdel af det 20. århundrede på grund af kontorautomatisering, der kulminerede med edb. Analyserne, der beskriver disse job, viser de ændringer, de har gennemgået på mange områder og ville forbedre arbejdsgivers evne til at styre dem. FJA'er bør derfor periodisk undersøges og opdateres.
Mange job involverer tekniske eller faglige færdigheder og evner. Hvis stillingen ikke er ledig, udføres den egentlige undersøgelse og evaluering af et bestemt job bedst af det etablerede og tilsynsførende personale. Personalepersoners engagement i denne fase af FJA-processen er ofte begrænset til tilsyn og vejledning.
Den faktiske analyse er den fase i processen, hvor nogle antagelser udfordres, især med hensyn til kredit eller akademiske krav. Dette er også den fase, hvor ledelsen skal overveje muligheden for, at handicappede udfører jobbet. Det er lovligt i USA at nægte jobansøgere på grund af handicap, men arbejdsgivere, der gør det, skal kunne dokumentere, at en sådan afvisning afspejler kandidatens mangel på en bona fide erhvervskvalifikation (BFOQ). Uden sådan dokumentation kan arbejdsgivere have betydelige juridiske udfordringer.
Forud for computerisering var mange kontormedarbejderes vigtigste færdigheds sæt driften af en skrivemaskine, et værktøj, der sammenlignet med moderne computere havde begrænsede fordele. De samme tastaturfærdigheder er stadig nødvendige for at betjene computere, men den underliggende videnbase, der er nødvendig for at vise sig at være et meningsfuldt arbejdsprodukt, er udvidet markant. En FJA kvantificerer den tid, en arbejdstager bruger på en computer, og skelner mellem opgaver som tekstbehandling, regneark, præsentationer og andre funktioner. At kende disse oplysninger er afgørende for en vellykket rekruttering.
Ændringer i arbejdsgangen på et fabriksgulv kan ligeledes have en betydelig indflydelse på produktionsmedarbejdernes job. Ændringer i den måde, hvorpå indgående råmaterialer pakkes, kan for eksempel øge eller formindske mængden af tid på at få disse råvarer ind i arbejdsområdet. Hvis sådanne ændringer sparer tid, fordeler gode ledere ofte tiden andetsteds. Ledere, der følger med på deres afdelingers arbejdsgang ved hjælp af FJA'er og foreløbige observationer, vil generelt styre dem mere effektivt.