Vad är funktionell jobbanalys?
En funktionell jobbanalys (FJA) är ett system som utarbetats av det amerikanska arbetsdepartementet på 1940-talet för att bestämma alla jobbens element och utvärdera dem, rangordna deras betydelse för jobbet. Den mäter tidsbruk och beskaffenheten av interaktioner med saker, med data och med människor. En bra funktionell jobbanalys mäter också kvaliteten på den instruktion och övervakning som krävs, liksom mängden utbildning som krävs för att utföra ett jobb på ett adekvat sätt.
Omfattningen av den funktionella jobbanalysen gör den tillämplig på alla jobb i en organisation. Till exempel, FJA för en produktionsarbetare i en fabrik noterar den tid som användes för att installera maskiner och använda den. En FJA med en sjöfartsansvarig ställning, å andra sidan, skulle koncentrera sig på att använda tiden på att flytta och hantera föremål för frakt. Den genomsnittliga tid som ägnas åt pågående utbildning och i rutinmässig interaktion med handledare mäts också. Vissa FJA: er kan vara mycket krävande, med skärmar som använder stoppur för att bestämma den exakta tid som krävs för att utföra vissa uppgifter.
Personalpersonal utför FJA: er och använder resultaten för att fatta ett brett spektrum av beslut, från bemanningsnivåer till kompensation. FJA: er är också ovärderliga när man fattar andra ledningsbeslut, till exempel omorganisationer och konsolideringar. Det är viktigt att komma ihåg att en funktionell jobbanalys utvärderar själva jobbet och inte personen i jobbet. En bra funktionell jobbanalys är emellertid ett ovärderligt hjälpmedel för att utvärdera en anställds prestanda, enligt teorin att man måste veta vad ett jobb innebär innan man kan avgöra hur väl en anställd har utfört det.
Funktionella jobbanalyser används av många organisationer som det första steget i att utarbeta sina arbetsbeskrivningar. En grundlig funktionell jobbanalys inkluderar skalor som mäter de faktiska funktionerna i ett jobb såväl som de mentala processerna som följer med dem, till exempel resonemang och språk. Dessa är dock inte de enda delarna av ett jobb. En FJA mäter också de mänskliga interaktion som ingår i jobbets prestanda och den utbildning som krävs för att utföra jobbet bra. Insamlingen av all denna information är mycket användbar för att rekrytera nya talanger.
De uppgifter och ansvarsområden som är förknippade med många jobb kan förändras över tid, även om jobbtitlarna förblir desamma. Till exempel förändrades många traditionella kontorsjobb dramatiskt under senare hälften av 1900-talet på grund av kontorsautomatisering som kulminerade med datoriseringen. Analyserna som beskriver dessa jobb skulle visa de förändringar de har genomgått på många områden och skulle förbättra arbetsgivarens förmåga att hantera dem. FJA: er bör därför regelbundet granskas och uppdateras.
Många jobb innebär tekniska eller professionella färdigheter och förmågor. Således, om tjänsten inte är ledig, görs den faktiska undersökningen och utvärderingen av ett visst jobb bäst av den sittande och tillsynspersonalen. Personalpersonalens engagemang i denna fas av FJA-processen är ofta begränsad till övervakning och vägledning.
Den faktiska analysen är den fas i processen där vissa antaganden utmanas, särskilt med avseende på kredit eller akademiska krav. Detta är också den fas där ledningen måste överväga möjligheten för funktionshindrade personer som utför jobbet. Det är lagligt i USA att avvisa arbetssökande på grund av funktionshinder, men arbetsgivare som gör det borde kunna dokumentera att ett sådant förnekande återspeglar kandidatens brist på en bona fide yrkeskvalifikation (BFOQ). Utan sådan dokumentation kan arbetsgivare möta betydande juridiska utmaningar.
Före datoriseringen var många kontorsarbetares huvudsakliga kunskapsuppsättningar driften av en skrivmaskin, ett verktyg som, jämfört med moderna datorer, hade begränsade fördelar. Samma tangentbordskompetens är fortfarande nödvändigt för att driva datorer, men den underliggande kunskapsbasen som krävs för att visa en meningsfull arbetsprodukt har expanderat avsevärt. En FJA kvantifierar hur mycket tid en arbetare tillbringar på en dator och skiljer sig bland uppgifter som ordbehandling, kalkylark, presentationer och andra funktioner. Att veta denna information är avgörande för en framgångsrik rekrytering.
Ändringar i arbetsflödet på ett fabriksgolv kan också påverka produktionsarbetarnas jobb. Ändringar i hur inkommande råvaror förpackas, till exempel, kan öka eller minska tiden för att få dessa råvaror in i arbetsflödet. Om sådana ändringar sparar tid kommer goda chefer ofta att fördela tiden någon annanstans. Chefer som håller koll på sitt avdelnings arbetsflöde med hjälp av FJA: er och interimsobservationer kommer i allmänhet att hantera dem mer effektivt.