Co to jest funkcjonalna analiza pracy?

Funkcjonalna analiza pracy (FJA) to system opracowany przez amerykański Departament Pracy w latach 40. XX wieku w celu określenia wszystkich elementów pracy i ich oceny, uszeregowania ich znaczenia dla pracy. Mierzy czas spędzony i charakter interakcji z rzeczami, danymi i ludźmi. Dobra funkcjonalna analiza pracy mierzy również jakość instruktażu i niezbędnego nadzoru, a także ilość szkoleń wymaganych do właściwego wykonania pracy.

Kompleksowość funkcjonalnej analizy pracy sprawia, że ​​ma ona zastosowanie do każdej pracy w organizacji. Na przykład FJA pracownika produkcyjnego w fabryce zauważyłby czas poświęcony na konfigurację i obsługę maszyn. Z drugiej strony FJA zajmująca stanowisko urzędnika wysyłkowego koncentrowałaby się na czasie spędzonym na przenoszeniu i obsłudze przedmiotów do wysyłki. Mierzone są również średnie ilości czasu przeznaczonego na szkolenie i rutynowe interakcje z przełożonymi. Niektóre FJA mogą być bardzo wymagające, a monitory używają stoperów, aby określić dokładny czas potrzebny na wykonanie niektórych zadań.

Specjaliści ds. Zasobów ludzkich przeprowadzają FJA i wykorzystują wyniki przy podejmowaniu wielu decyzji, od poziomu zatrudnienia po wynagrodzenie. FJA są również nieocenione przy podejmowaniu innych decyzji zarządczych, takich jak reorganizacje i konsolidacje. Ważne jest, aby pamiętać, że funkcjonalna analiza pracy ocenia samą pracę, a nie osobę w pracy. Dobra funkcjonalna analiza pracy jest jednak nieocenioną pomocą w ocenie wydajności pracownika, zgodnie z teorią, że należy wiedzieć, co pociąga za sobą praca, zanim będzie można określić, jak dobrze pracownik ją wykonał.

Funkcjonalne analizy pracy są wykorzystywane przez wiele organizacji jako pierwszy krok w przygotowaniu opisów stanowisk. Dokładna funkcjonalna analiza pracy obejmuje skale mierzące rzeczywiste funkcje pracy, a także towarzyszące im procesy umysłowe, takie jak rozumowanie i język. Nie są to jednak jedyne elementy pracy. FJA mierzy również interakcje międzyludzkie zawarte w wydajności pracy i szkolenie niezbędne do jej prawidłowego wykonania. Gromadzenie wszystkich tych danych jest bardzo przydatne w rekrutacji nowych talentów.

Obowiązki i obowiązki związane z wieloma pracami mogą się zmieniać z czasem, nawet jeśli tytuły prac pozostają takie same. Na przykład wiele tradycyjnych prac biurowych zmieniło się dramatycznie w drugiej połowie XX wieku ze względu na automatyzację biura zakończoną komputeryzacją. Analizy opisujące te miejsca pracy pokazałyby zmiany, które przeszły w wielu obszarach i poprawiłyby zdolność pracodawcy do zarządzania nimi. Dlatego FJA powinny być okresowo badane i aktualizowane.

Wiele miejsc pracy wymaga umiejętności i zdolności technicznych lub zawodowych. Zatem jeśli stanowisko nie jest wolne, faktyczne badanie i ocena jakiejkolwiek konkretnej pracy najlepiej wykonywać urzędujący i nadzorujący personel. Zaangażowanie specjalistów ds. Zasobów ludzkich w tym etapie procesu FJA jest często ograniczone do nadzoru i wskazówek.

Rzeczywista analiza jest fazą procesu, w której niektóre założenia są kwestionowane, szczególnie w odniesieniu do wymagań kredytowych lub akademickich. Jest to także faza, w której kierownictwo musi rozważyć możliwość wykonywania pracy przez osoby niepełnosprawne. W USA legalne jest odrzucanie kandydatów ze względu na niepełnosprawność, ale pracodawcy, którzy to robią, powinni być w stanie udokumentować, że taka odmowa odzwierciedla brak bona fide kwalifikacji zawodowych (BFOQ). Bez takiej dokumentacji pracodawcy mogą napotkać poważne wyzwania prawne.

Przed komputeryzacją głównym zestawem umiejętności wielu pracowników biurowych była obsługa maszyny do pisania, narzędzia, które w porównaniu z nowoczesnymi komputerami przynosiło ograniczone korzyści. Te same umiejętności klawiatury są nadal niezbędne do obsługi komputerów, ale podstawowa baza wiedzy niezbędna do uzyskania znaczącego produktu pracy znacznie się rozwinęła. FJA określa ilość czasu, jaki pracownik spędza na komputerze, rozróżniając takie zadania, jak przetwarzanie tekstu, arkusze kalkulacyjne, prezentacje i inne funkcje. Znajomość tych informacji ma kluczowe znaczenie dla pomyślnej rekrutacji.

Podobnie zmiany w przepływie pracy w hali produkcyjnej mogą mieć znaczący wpływ na pracę pracowników produkcyjnych. Na przykład modyfikacje sposobu pakowania przychodzących surowców mogą wydłużyć lub skrócić czas wprowadzania surowców do obiegu. Jeśli takie modyfikacje pozwolą zaoszczędzić czas, dobrzy menedżerowie często przydzielają czas w innym miejscu. Menedżerowie, którzy kontrolują przepływ pracy swoich działów za pomocą FJA i tymczasowych obserwacji, będą na ogół zarządzać nimi bardziej efektywnie.