Qu'est-ce que l'analyse fonctionnelle des emplois?
Une analyse fonctionnelle des tâches (FJA) est un système mis au point par le département du Travail des États-Unis dans les années 1940 pour déterminer tous les éléments d'un travail et les évaluer, en hiérarchisant leur importance pour le poste. Il mesure le temps passé et la nature des interactions avec les choses, avec les données et avec les gens. Une bonne analyse fonctionnelle des emplois mesure également la qualité de l'instruction et de la supervision nécessaires, ainsi que la quantité de formation requise pour effectuer un travail correctement.
L’exhaustivité de l’analyse fonctionnelle des emplois permet de l’appliquer à n’importe quel travail dans une organisation. Par exemple, le CMF d'un ouvrier de production dans une usine noterait le temps passé à installer et à faire fonctionner des machines. En revanche, un CMF pour un commis aux expéditions se concentrerait sur le temps consacré au déplacement et à la manutention des articles à expédier. Les temps moyens consacrés à la formation continue et aux interactions de routine avec les superviseurs sont également mesurés. Certains FJA peuvent être très exigeants, avec des moniteurs utilisant des chronomètres pour déterminer le temps exact nécessaire à l'exécution de certaines tâches.
Les professionnels des ressources humaines organisent des JUS et utilisent les résultats pour prendre un large éventail de décisions, allant des niveaux de dotation en personnel à la rémunération. Les CMF sont également précieux pour prendre d'autres décisions de gestion, telles que des réorganisations et des consolidations. Il est important de garder à l'esprit qu'une analyse de travail fonctionnelle évalue le travail lui-même et non la personne qui le occupe. Une bonne analyse fonctionnelle des tâches constitue toutefois une aide précieuse pour évaluer les performances d'un employé, en vertu de la théorie selon laquelle il faut savoir en quoi consiste un travail avant de pouvoir déterminer si un employé l'a bien exécuté.
Les analyses fonctionnelles des tâches sont utilisées par de nombreuses organisations comme première étape dans la préparation de leurs descriptions de travail. Une analyse fonctionnelle fonctionnelle approfondie comprend des échelles qui mesurent les fonctions réelles d'un travail ainsi que les processus mentaux qui les accompagnent, tels que le raisonnement et le langage. Ce ne sont pas les seuls éléments d'un travail, cependant. Un CMF mesure également les interactions humaines incluses dans le rendement du travail et la formation nécessaire pour bien le faire. La collecte de toutes ces données est très utile pour recruter de nouveaux talents.
Les tâches et responsabilités associées à de nombreux emplois peuvent changer avec le temps, même si les intitulés des postes restent les mêmes. Par exemple, de nombreux emplois de bureau traditionnels ont radicalement changé au cours de la seconde moitié du 20e siècle, du fait de l’informatisation du bureau. Les analyses décrivant ces emplois montreraient les changements qu’ils ont subis dans de nombreux domaines et renforceraient la capacité de l’employeur à les gérer. Les CMF devraient donc être périodiquement examinés et mis à jour.
De nombreux emplois impliquent des compétences et aptitudes techniques ou professionnelles. Ainsi, si le poste n’est pas vacant, le titulaire et le personnel de supervision sont mieux placés pour examiner et évaluer un emploi en particulier. La participation des professionnels des ressources humaines à cette phase du processus du CMF se limite souvent à une supervision et à une orientation.
L'analyse proprement dite est la phase du processus au cours de laquelle certaines hypothèses sont remises en cause, notamment en ce qui concerne le crédit ou les exigences académiques. C’est également à ce stade que la direction doit envisager la possibilité que des personnes handicapées remplissent ses fonctions. Aux États-Unis, il est légal de refuser des candidats à un emploi pour cause d'invalidité, mais les employeurs qui le font devraient être en mesure de prouver qu'un tel refus reflète l'absence d'un véritable titre professionnel (QPQ) du candidat. Sans cette documentation, les employeurs pourraient être confrontés à des défis juridiques importants.
Avant l'informatisation, le principal ensemble de compétences de nombreux employés de bureau consistait à utiliser une machine à écrire, un outil qui présentait des avantages limités par rapport aux ordinateurs modernes. Les mêmes compétences de frappe sont toujours nécessaires pour utiliser des ordinateurs, mais la base de connaissances sous-jacente nécessaire pour créer un produit de travail significatif a considérablement augmenté. Un CMF quantifie le temps passé par un travailleur sur un ordinateur en faisant la distinction entre des tâches telles que le traitement de texte, les tableurs, les présentations et d'autres fonctions. La connaissance de cette information est essentielle au succès du recrutement.
Les changements dans le flux de travail dans les usines peuvent également avoir un impact significatif sur les emplois des ouvriers de production. Des modifications dans la manière dont les matières premières entrantes sont emballées, par exemple, peuvent augmenter ou réduire le temps nécessaire pour que ces matières brutes entrent dans le flux de travail. Si de telles modifications permettent de gagner du temps, les bons gestionnaires affecteront souvent le temps ailleurs. Les gestionnaires qui maîtrisent le flux de travail de leurs services au moyen d’animateurs auxiliaires et d’observations provisoires les gèrent généralement plus efficacement.