Hva er lønnstjeneste?
Generelt betales ansatte til en fast sats, enten på timebasis eller på lønn. I USA er arbeidsgivere forpliktet til å betale sosial trygghet, Medicare, arbeidsmannskompensasjon, statlige, føderale og ofte lokale skatter for hver ansatt. En arbeidsgiver må også trekke en del av disse skattene og andre avgifter fra de ansattes lønnsslipp, og alle disse transaksjonene må registreres for revisjon og skattemessige formål.
En lønnstjeneste er et selskap som mot en avgift vil håndtere alle disse funksjonene uavhengig, og frigjøre forretningseierens tid til viktigere saker. Når en konto er opprettet, gir arbeidsgiveren ganske enkelt lønnstjenesten med en liste over alle ansatte, timene de jobbet og eventuelle avvik. Disse dataene blir deretter behandlet og midlene overføres fra arbeidsgivers bank til lønnstjenestens konto. Ansatte betales enten ved standard sjekk eller direkte innskudd. Arbeidsgiveren får deretter lønns- og skatterapporter.
En lønnstjeneste tilbyr ofte andre tjenester også. Arbeidsgivere kan snu ledelsen av selskapets ytelsesadministrasjon og pensjonstjenester. Ferie og fritid kan også spores. Noen lønnstjenester tilbyr til og med muligheten til å administrere arbeidsgiverens skatteinnbetalinger, håndtere problemer med tid og arbeidsledelse, hjelpe med skatteoverholdelse, administrere utgifter og til og med forhåndsvise assistanse. En lønnstjeneste håndterer også rutinemessig nødvendige papirer for direkte innskudd av ansattes lønnsslipp. Gebyrer for lønnstjenester varierer avhengig av størrelsen på kontoen og hvilke typer tjenester som leveres. Normalt er det en avgift per person, pluss en avgift per utstedt sjekk.
Det første lønnstjenesteselskapet ble grunnlagt i 1949 av den tidligere New Jersey-senatoren Frank Lautenberg, og brødrene Henry og Joseph Traub. Opprinnelig kalt Automatic Payrolls, tilbød selskapet enkle lønnstjenester ved bruk av en elektromekanisk kalkulator og en Comptometer-bokholderi. Automatiske lønnsmetoder, som senere ble omdøpt til automatisk databehandling (ADP), holdt følge med teknologien. ADP ble en pioner innen bruk av datastyrt bokføring som startet med punch-kort og endte opp med den mest sofistikerte teknologien i bransjen.
ADP vokste ved å anskaffe mindre lønnsselskaper, og ble til slutt offentlig i 1961. Selskapet har fortsatt å vokse, og er anerkjent som en leder i lønnstjenestebransjen med over 500 000 kunder og en stab på over 40 000 mennesker. I dag håndterer ADP ikke bare lønnstjeneste, men håndterer også en rekke megler- og forhandlertjenester også.
Suksessen til ADP fungerte som en forretningsmodell for lønnstjeneste, og dette konseptet fortsetter å utvikle seg med forbedringer i teknologi. I dag grenser mange lønnstjenester til sine kunder direkte via Internett. En kunde kan ganske enkelt legge inn lønnsdata i sin nettportal og transaksjonen blir behandlet umiddelbart. Kunden har tilgang til alle lønns- og personellregister, og denne informasjonen kan oppdateres når behovet oppstår. Du kan raskt få tilgang til rapporter, forenkle bedriftens lønnsoppgaver og eliminere kostbare feil.
Spredningen av den datastyrte lønnstjenesten har ført til noen tilfeller av svindel og direkte tyveri av midler. Derfor er det avgjørende å undersøke for å sikre at et gitt lønnstjenesteselskap er anerkjent og pålitelig. Dette selskapet vil tross alt ha tilgang til selskapets mest fortrolige poster, inkludert bankkontoen. I tillegg, hvis en lønnstjeneste ikke klarer å betale skatteinnbetalinger etter planen, vil selskapet bli holdt ansvarlig og bøtelagt deretter. Fordi disse tilfellene vanligvis er sjeldne, oppveier fordelene ved å bruke en lønnstjeneste noen av risikoen.