Vad är lönetjänst?
I allmänhet betalas de anställda till en fast ränta, antingen per timme eller lön. I USA är arbetsgivarna skyldiga att betala social trygghet, Medicare, arbetares kompensation, statliga, federala och ofta lokala skatter för varje anställd. En arbetsgivare måste också dra av en del av dessa skatter och andra avgifter från de anställdas lönecheck, och alla dessa transaktioner måste registreras för revision och skatteändamål.
En lönetjänst är ett företag som mot en avgift hanterar alla dessa funktioner oberoende och frigör företagets tid för viktigare frågor. När ett konto har upprättats tillhandahåller arbetsgivaren helt enkelt lönetjänsten med en lista över alla anställda, de timmar de arbetade och eventuella avvikelser. Dessa data behandlas sedan och medlen överförs från arbetsgivarens bank till lönetjänstens konto. Anställda betalas antingen med standardcheck eller direktinsättning. Arbetsgivaren förses sedan med lönelappar och skatterapporter.
En löntjänst erbjuder ofta andra tjänster också. Arbetsgivare kan vända förvaltningen av företagets förmånsadministration och pensionstjänster. Semester och ledighet kan också spåras. Vissa löntjänster erbjuder till och med möjligheten att hantera arbetsgivarens skattebetalningar, hantera problem med tid och arbetskraftshantering, hjälpa till med skatteöverensstämmelse, hantera utgifter och till och med förhandsgranskning. En lönetjänst hanterar också rutinmässigt nödvändigt pappersarbete för direkt deponering av anställdas lönecheck. Avgifterna för lönetjänster varierar beroende på kontoens storlek och typen av tjänster som tillhandahålls. Normalt finns det en avgift per person, plus en avgift per utfärdad check.
Det första löneföretaget grundades 1949 av den tidigare New Jersey-senatorn Frank Lautenberg och bröderna Henry och Joseph Traub. Företaget, som ursprungligen kallades automatiska lönelistor, erbjöd enkla lönetjänster med hjälp av en elektromekanisk räknemaskin och en Comptometer bokföringsmaskin. Automatiska lönelistor, som senare döptes till automatisk databehandling (ADP), höll på med tekniken. ADP blev en pionjär inom användningen av datoriserad bokföring med början med punchkort och slutade med branschens mest sofistikerade teknik.
ADP växte genom att förvärva mindre lönebolag och slutligen offentliggjordes 1961. Företaget har fortsatt att växa och är erkänt som ledande inom löneservicebranschen med över 500 000 kunder och en personal på över 40 000 personer. Idag hanterar ADP inte bara lönetjänsten utan hanterar också en mängd olika mäklare och återförsäljartjänster.
ADP: s framgång fungerade som en affärsmodell för löneservicetjänster, och detta koncept fortsätter att utvecklas med tekniska förbättringar. Idag gränsar många löntjänster till sina kunder direkt via Internet. En kund kan helt enkelt skriva in lönedata i sin webbportal och transaktionen behandlas omedelbart. Kunden har tillgång till alla lönearter och personalregister, och denna information kan uppdateras när behovet uppstår. Det går snabbt att få tillgång till rapporter, vilket förenklar företagens löneuppgifter och eliminerar kostsamma fel.
Spredningen av den datoriserade lönetjänsten har lett till vissa fall av bedrägerier och direkt stöld av medel. Därför är det avgörande att göra en del undersökningar för att säkerställa att ett visst löneserviceföretag är ansedd och pålitligt. Detta företag har trots allt tillgång till ett företags mest konfidentiella register, inklusive dess bankkonto. Om en lönetjänst inte lyckas göra skattebetalningar enligt schemat kommer företaget att hållas ansvarigt och böter i enlighet därmed. Eftersom dessa fall i allmänhet är sällsynta, överväger fördelarna med att använda en lönetjänst någon av riskerna.