Qu'est-ce que le service de paie?
Généralement, les employés sont payés à un taux fixe, horaire ou salariale. Aux États-Unis, les employeurs sont obligés de payer la sécurité sociale, l'assurance-maladie, les accidents du travail, les taxes nationales, fédérales et souvent locales pour chaque employé. Un employeur doit également déduire une partie de ces taxes et autres frais du salaire des employés, et toutes ces transactions doivent être enregistrées à des fins d'audit et fiscales.
Un service de paie est une entreprise qui, moyennant des frais, gérera toutes ces fonctions de manière indépendante, libérant ainsi du temps pour le propriétaire de l'entreprise pour des tâches plus importantes. Une fois qu'un compte est créé, l'employeur fournit simplement au service de la paie une liste de tous les employés, des heures travaillées et des écarts. Ces données sont ensuite traitées et les fonds sont transférés de la banque de l'employeur sur le compte du service de paie. Les employés sont payés par chèque standard ou par dépôt direct. L'employeur reçoit ensuite des rapports sur la paie et les impôts.
Un service de paie propose souvent d'autres services. Les employeurs peuvent confier la gestion des services de gestion des prestations et de retraite de l'entreprise. Les vacances et les congés peuvent également être suivis. Certains services de paie offrent même la possibilité de gérer les paiements d’impôt de l’employeur, de gérer les problèmes de gestion du temps et de la main-d’œuvre, d’aider au respect des impôts, de gérer les dépenses et même d’aider à la présélection. Un service de paie traite également régulièrement les documents nécessaires au dépôt direct des chèques de paie des employés. Les frais pour les services de paye varient en fonction de la taille du compte et des types de services rendus. Normalement, il y a des frais par personne, plus des frais par chèque émis.
La première société de services de paie a été fondée en 1949 par l’ancien sénateur Frank Lautenberg du New Jersey et ses frères Henry et Joseph Traub. Initialement nommée Automatic Payrolls, la société proposait des services de paie simples à l’aide d’une calculatrice électromécanique et d’un système de comptabilité Comptometer. Automatic Payrolls, qui a par la suite été renommé traitement automatique des données (ADP), a suivi l'évolution de la technologie. ADP est devenu un pionnier dans l'utilisation de la comptabilité informatisée à partir de cartes perforées jusqu'à la technologie la plus sophistiquée du secteur.
ADP a grandi en acquérant de petites entreprises de paie et est finalement devenue publique en 1961. La société a continué de croître et est reconnue comme un leader du secteur des services de paie avec plus de 500 000 clients et un effectif de plus de 40 000 personnes. Aujourd'hui, ADP gère non seulement le service de la paie, mais également divers services de courtage et de courtage.
Le succès d'ADP a servi de modèle commercial de service de paie, et ce concept continue d'évoluer avec les améliorations technologiques. Aujourd'hui, de nombreux services de paye communiquent directement avec leurs clients via Internet. Un client peut simplement entrer des données de paie dans son portail Web et la transaction est traitée immédiatement. Le client a accès à tous les registres de paie et du personnel, et ces informations peuvent être mises à jour en cas de besoin. Il est possible d'accéder rapidement aux rapports, ce qui simplifie les tâches de paie de l'entreprise et élimine les erreurs coûteuses.
La prolifération du service de paie informatisé a conduit à certains cas de fraude et de vol de fonds. Par conséquent, il est essentiel de faire des recherches pour s’assurer qu’une entreprise de services de paie est réputée et fiable. Après tout, cette société aura accès aux documents les plus confidentiels de la société, y compris son compte bancaire. En outre, si un service de paie ne paie pas son impôt dans les délais, la société sera tenue pour responsable et condamnée à une amende. Étant donné que ces cas sont généralement rares, les avantages de l’utilisation d’un service de paie dépassent tous les risques.