Was ist der Lohnbuchhaltungsservice?
In der Regel erhalten die Mitarbeiter eine feste Vergütung, entweder auf Stunden- oder Lohnbasis. In den Vereinigten Staaten sind Arbeitgeber verpflichtet, für jeden Arbeitnehmer Sozialversicherungs-, Medicare-, Arbeiterentschädigungs-, staatliche, föderale und häufig lokale Steuern zu zahlen. Ein Arbeitgeber muss auch einen Teil dieser Steuern und sonstigen Gebühren vom Gehaltsscheck des Arbeitnehmers abziehen, und alle diese Transaktionen müssen zu Wirtschaftsprüfungs- und Steuerzwecken erfasst werden.
Ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst ist ein Unternehmen, das all diese Funktionen gegen eine Gebühr unabhängig abwickelt und die Zeit des Geschäftsinhabers für wichtigere Angelegenheiten frei macht. Sobald ein Konto eingerichtet ist, stellt der Arbeitgeber dem Gehaltsabrechnungsdienst einfach eine Liste aller Mitarbeiter, der Arbeitsstunden und etwaiger Abweichungen zur Verfügung. Diese Daten werden dann verarbeitet und die Gelder werden von der Bank des Arbeitgebers auf das Konto des Gehaltsabrechnungsdienstes überwiesen. Die Bezahlung der Mitarbeiter erfolgt entweder per Scheck oder Überweisung. Der Arbeitgeber erhält dann Lohn- und Steuerberichte.
Ein Gehaltsabrechnungsdienst bietet häufig auch andere Dienste an. Arbeitgeber können die Verwaltung der betrieblichen Leistungsverwaltung und der Altersversorgung übernehmen. Urlaub und Freizeit können ebenfalls verfolgt werden. Einige Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste bieten sogar die Möglichkeit, die Steuerzahlungen des Arbeitgebers zu verwalten, Fragen der Zeit- und Arbeitsverwaltung zu bearbeiten, die Einhaltung von Steuervorschriften zu unterstützen, die Ausgaben zu verwalten und sogar Unterstützung vor dem Screening zu erhalten. Ein Gehaltsabrechnungsdienst erledigt routinemäßig auch die notwendigen Unterlagen für die direkte Einzahlung der Gehaltsschecks der Mitarbeiter. Die Gebühren für Gehaltsabrechnungen variieren je nach Kontogröße und Art der erbrachten Dienstleistungen. Normalerweise wird eine Gebühr pro Person sowie eine Gebühr pro ausgestelltem Scheck erhoben.
Das erste Unternehmen für Gehaltsabrechnungen wurde 1949 vom ehemaligen Senator Frank Lautenberg aus New Jersey und den Brüdern Henry und Joseph Traub gegründet. Ursprünglich unter dem Namen Automatic Payrolls (Automatische Lohn- und Gehaltsabrechnung) geführt, bot das Unternehmen einfache Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste mit einem elektromechanischen Taschenrechner und einer Comptometer-Buchhaltungsmaschine an. Die automatische Personalabrechnung, die später in Automatische Datenverarbeitung (ADP) umbenannt wurde, hielt mit der Technologie Schritt. ADP wurde zum Pionier in der computergestützten Buchhaltung, angefangen mit Lochkarten bis hin zur fortschrittlichsten Technologie der Branche.
ADP wuchs durch die Akquisition kleinerer Lohnunternehmen und ging schließlich 1961 an die Börse. Das Unternehmen ist weiter gewachsen und gilt mit über 500.000 Kunden und mehr als 40.000 Mitarbeitern als führend in der Lohndienstleistungsbranche. Heutzutage übernimmt ADP nicht nur den Gehaltsabrechnungsservice, sondern auch eine Vielzahl von Makler- und Händlerservices.
Der Erfolg von ADP diente als Geschäftsmodell für Gehaltsabrechnungen, und dieses Konzept wird mit technologischen Verbesserungen weiterentwickelt. Heutzutage kommunizieren viele Gehaltsabrechnungsdienste direkt über das Internet mit ihren Kunden. Ein Kunde kann einfach Abrechnungsdaten in sein Webportal eingeben und die Transaktion wird sofort verarbeitet. Der Kunde hat Zugriff auf alle Abrechnungs- und Personalunterlagen, und diese Informationen können bei Bedarf aktualisiert werden. Auf Berichte kann schnell zugegriffen werden, wodurch die Personalabrechnung für Unternehmen vereinfacht und kostspielige Fehler vermieden werden.
Die Verbreitung des computergestützten Gehaltsabrechnungsdienstes hat zu Betrug und regelrechtem Diebstahl von Geldern geführt. Daher ist es wichtig, einige Nachforschungen anzustellen, um sicherzustellen, dass ein bestimmtes Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmen seriös und zuverlässig ist. Immerhin hat dieses Unternehmen Zugriff auf die vertraulichsten Unterlagen eines Unternehmens, einschließlich seines Bankkontos. Wenn ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst die Steuerzahlungen nicht termingerecht vornimmt, wird das Unternehmen entsprechend zur Rechenschaft gezogen und mit einer Geldstrafe belegt. Da diese Fälle in der Regel selten sind, überwiegen die Vorteile eines Gehaltsabrechnungsdienstes die Risiken.