Hva er ansvaret for en innkjøpssjef?

En innkjøpssjef forhandler leveringskontrakter med eksterne leverandører og administrerer den daglige aktiviteten til personer ansatt i anskaffelsesavdelingen. Som med de fleste tilsynsroller inkluderer ansvarsforholdene til en innkjøpssjef ansettelse, coaching og oppsigelse av ansatte. Personer ansatt i disse rollene har også til oppgave å administrere avdelingsbudsjetter og produsere økonomiske rapporter.

Selskaper som er involvert i forskjellige typer bransjer, må kjøpe både mengder av varige og ikke-varige varer. Noen av disse varene, for eksempel råvarer, brukes til å produsere varer mens andre varer som kontormøbler eller lagringsenheter er en nødvendig del av ethvert arbeidssted. Ansvarene til en innkjøpssjef inkluderer å kontakte leverandører og forsøke å kjøpe rekvisita til lavest mulig pris. Vanligvis har ledere skjønn til å forhandle om kortsiktige og langsiktige kontrakter, og i mange tilfeller er prisene avhengig av lengden på disse tilbudene. I noen tilfeller kan et firma ha en anskaffelsesleder som håndterer hele selskapets kjøpsbehov, mens i andre tilfeller har store firmaer flere ansatte i disse rollene; hver leder håndterer anskaffelsen av en bestemt type produkt.

I løpet av tid kan et firmas behov endres, og en økning eller reduksjon i produksjonsnivåer kan bety at firmaet må øke eller redusere lagerkjøpet. Ansvaret til en innkjøpssjef inkluderer regelmessig gjennomgang av driftskostnader og lagernivå for å avgjøre om selskapet har tilstrekkelige forsyninger til å dekke sine behov. Hvis en avdeling har et overskudd av papir, blekk eller en annen type grunnleggende kontortilførsel, kan lederen redusere selskapets samlede kostnader ved å omfordele forsyningene til en annen avdeling som mangler slike forsyninger. I tillegg, hvis en avdelingsleder finner en måte å redusere kostnadene ved å eliminere avfall, kan innkjøpssjefen videresende detaljer om kostnadskutttiltaket til andre avdelingsledere.

Bortsett fra å styre anskaffelser og rekvisita inkluderer også innkjøpssjefens ansvar tilsyn med ansatte. En enkelt leder kan føre tilsyn med et team av anskaffelsesagenter som hver har i oppgave å forhandle avtaler med spesifikke leverandører. Lederen må sørge for at disse personene forstår selskapets policyer og har de nødvendige mellommenneskelige ferdigheter for å aggressivt forhandle på firmaets vegne. Ansatte som bestiller for mye eller for lite eller som presterer dårlig i jobbene sine, kan trenge ytterligere en-til-en-coaching fra lederen. Hvis en arbeider viser seg uvillig eller ikke i stand til å forbedre jobben sin, er innkjøpssjefen ansvarlig for å disiplinere, skyte av og erstatte den ansatte.