Hva gjør en juridisk koordinator?

Den juridiske koordinatorens viktigste funksjon er å samarbeide med advokater, advokatfullmektiger, paralegals og andre medlemmer av teamet for advokattjenester. De er ansvarlige for å håndtere flyten av dokumenter, informasjon og data i teamet. De aller fleste juridiske koordinatorstillinger er å finne i store advokatfirmaer, der flere jobber med klientfiler.

Det er flere karriereveier og metoder for å bli en juridisk koordinator. I Europa er juridiske koordinatorer fullsertifiserte advokater. De er ofte pålagt å reise mye, og må ha lisens for å jobbe i flere europeiske land. Denne rollen finnes ofte i store, internasjonale firmaer som krever informasjon fra flere lokasjoner for å fullføre forskjellige prosesser. Den juridiske koordinatoren er ansvarlig for å administrere filen, i en rolle som er veldig lik prosjektleder.

I Nord-Amerika er juridisk koordinator typisk en administrativ stilling. Kandidater må ha en form for juridisk opplæring, men det er vanligvis som juridisk assistent eller tilknyttet. Hovedformålet med rollen forblir koordinering av informasjon, men ansvarsnivået er veldig forskjellig. I Europa forventer kunder i store saker å kommunisere direkte med den juridiske koordinatoren. I Nord-Amerika gir den juridiske koordinatoren en oversikt over filstatusen til hovedadvokaten, som kommuniserer direkte med klienten.

Erfaring er den viktigste vurderingen når du leter etter en stilling som juridisk koordinator. Det er to typer erfaring som kreves i denne stillingen: filhåndtering og prosessdokumentasjon. Som koordinator må han eller hun ha avanserte ferdigheter innen dataprogramvare, i tillegg til gode organisasjons-, kommunikasjons- og mellommenneskelige ferdigheter.

Filhåndtering er mer enn bare arkivering, og dette er spesielt relevant for en juridisk koordinator. Styring av dokumentflyt, slik at de aktuelle personene mottar de riktige dokumentene på rett tid, og at informasjonen i den primære filen er godt organisert og oppdatert er svært viktig. Arkivering, indeksering og kryssjekkingsteknikker er alt nødvendig for å sikre at dokumenter raskt kan hentes når det er nødvendig.

Prosessdokumentasjon er et skriftlig sett med instruksjoner angående styring av forskjellige forretningsprosesser i selskapet. I det juridiske yrket er det veldig viktig at alle prosessene rundt håndtering av dokumenter, filer, informasjon og data blir klart dokumentert. Disse prosedyrene kan brukes i retten, dersom det skulle være tvister rundt sikkerheten til dokumenter, og trinnene som er tatt av advokatfirmaet for å beskytte kundenes konfidensialitet og rettigheter.