Hva er en juridisk sekretær?
En juridisk sekretær er en administrativ assistent som spesialiserer seg på rettsfelt. Han eller hun bistår advokater ved å utarbeide juridiske dokumenter. Juridiske sekretærer er ansatt i advokatfirmaer samt juridiske avdelinger i forsikringsselskaper, selskaper og eiendomsselskaper. Gjennomføring av et juridisk assistentopplæringsprogram på inntil et år er et vanlig utdanningskrav for mange juridiske sekretærstillinger.
Transkripsjon og juridisk terminologi er to hovedområder for sekretæropplæring innen rettsområdet. Selv om det å skrive juridiske dokumenter og korrespondanse ofte er hovedoppgaven til en juridisk sekretær, kan han eller hun også svare på telefoner, hilse på klienter og planlegge avtaler. I større advokatfirmaer kan en resepsjonist utføre disse oppgaver mens juridiske sekretærer er ansvarlige for arkivering, klargjøring og skriving av juridiske papirer. Juridiske sekretærer spesialiserer seg ofte i en bestemt type lov, for eksempel familie, kontrakt eller testamenter og eiendommer.
Rask keyboarding og god datakunnskap forventes i de fleste juridiske sekretærstillinger. En skrivehastighet på minst 60 ord per minutt (wpm) er en vanlig forventning. Å bruke filhåndteringssystemer og transkribere en advokats diktat til brev eller annen korrespondanse fullføres av mange juridiske sekretærer. Å bruke teknologi som talepost, juridisk dataprogramvare og kopimaskiner er en typisk del av de fleste juridiske sekretærers arbeidsdager. I mindre selskaper kan regnskapsoppgaver være en del av en juridisk administrativ sekretærs stillingsbeskrivelse.
Hvis en juridisk sekretær jobber for en rettssak advokat, kan han eller hun følge advokaten til retten for å ta notater for sakens filer. De fleste juridiske sekretærer er pålagt å jobbe både uavhengig og som en del av et team. Noen sekretærer forsker på juridiske tidsskrifter og lovbøker for å hjelpe advokater i saker. Kundens konfidensialitet må respekteres til enhver tid. Oppmerksomhet på detaljer og en evne til å følge opp rettsaker er andre viktige kjennetegn ved vellykkede juridiske administrative assistenter eller sekretærer.
Etter flere år kan en juridisk sekretær forfremmes til en tilsynsposisjon. Etter å ha fullført flere juridiske kurs, eller fått sertifikat eller grad, kan han eller hun være kvalifisert til å bli paralegal. Paralegals skiller seg fra juridiske sekretærer ved at de er ansvarlige for mer lovrelatert snarere enn administrasjonsbasert arbeid. En advokat kan for eksempel føre tilsyn med en paralegal ved å skrive juridiske utkast, mens en sekretær bare vil forberede og skrive inn dokumentene. På noen områder kan begrepet juridisk assistent være forvirrende, da det kan referere til enten en paralegal eller juridisk sekretær.