Vad är en juridisk sekreterare?
En juridisk sekreterare är en administrativ assistent som är specialiserad på rättsområdet. Han eller hon hjälper advokater genom att förbereda juridiska handlingar. Juridiska sekreterare är anställda i advokatföretag samt juridiska avdelningar i försäkringsbolag, företag och fastighetsföretag. Att fullfölja ett utbildningsprogram för juridisk assistent på upp till ett år är ett vanligt utbildningskrav för många juridiska sekreterares positioner.
Transkription och juridisk terminologi är två huvudområden inom sekretariatsutbildning inom rättsområdet. Medan att skriva juridiska dokument och korrespondens ofta är en juridisk sekreterares huvuduppgift, kan han eller hon också svara på telefoner, hälsa klienter och schemalägga möten. I större advokatbyråer kan en receptionist utföra dessa uppgifter medan juridiska sekreterare ansvarar för arkivering, förberedelse och skrivning av juridiska pappersarbete. Juridiska sekreterare specialiserar sig ofta i en viss typ av lag, till exempel familj, avtal eller testament och stater.
Snabbt tangentbord och god datorkunskap förväntas i de flesta juridiska sekreterare. En skrivhastighet på minst 60 ord per minut (wpm) är en vanlig förväntning. Att använda filhanteringssystem och transkribera en advokats diktat till brev eller annan korrespondens fullbordas av många juridiska sekreterare. Att använda teknik som röstbrevlåda, juridisk datorprogramvara och kopieringsmaskiner är en typisk del av de flesta juridiska sekreterares arbetsdagar. I mindre företag kan bokföringsuppgifter ingå i en juridisk administrativ sekreterares arbetsbeskrivning.
Om en juridisk sekreterare arbetar för en rättegångsadvokat kan han eller hon följa advokaten till domstolen för att notera för ärendets handlingar. De flesta juridiska sekreterare måste arbeta både självständigt och som en del av ett team. Vissa sekreterare undersöker juridiska tidskrifter och lagböcker för att hjälpa advokater i ärenden. Kundens sekretess måste alltid respekteras. Uppmärksamhet på detaljer och förmåga att följa upp juridiska ärenden är andra viktiga egenskaper hos framgångsrika juridiska administrativa assistenter eller sekreterare.
Efter flera år kan en juridisk sekreterare befordras till en tillsynsposition. Efter att ha avslutat fler juridiska kurser, eller fått ett certifikat eller examen, kan han eller hon vara berättigad att bli förlamad. Paralegals skiljer sig från juridiska sekreterare genom att de ansvarar för mer lagrelaterat snarare än administrationsbaserat arbete. Till exempel kan en advokat övervaka en paralegal genom att skriva lagliga utkast, medan en sekreterare bara skulle förbereda och skriva in handlingarna. På vissa områden kan termen juridisk assistent vara förvirrande, eftersom det kan hänvisa till antingen en paralegal eller juridisk sekreterare.