Hva er en administrativ servicesjef?
En administrativ servicesjef er ansvarlig for tjenestene som støtter et virksomhets personell, kunder og klienter. I motsetning til en avdelingsleder som fokuserer på ett spesifikt område, for eksempel menneskelige ressurser, lagerkontroll eller regnskap, innebærer denne stillingen samtidig tilsyn med støtte for flere avdelinger. Stillingen kan innebære anskaffelse av materiell eller eiendom, tildeling av ansattes plass, selskapets vedlikeholdsbehov og journalhåndtering. Denne stillingen kan også være ansvarlig for at kontrakter, forskrifter og standarder for sikkerhet og forsikring blir fulgt. Antall avdelinger som er tildelt lederen for administrative tjenester, avhenger av størrelsen og strukturen til selskapet.
Alle typer selskaper kan ansette en administrativ servicesjef. Små til store selskaper kan dra nytte av en person som effektivt leder supporttjenester for flere avdelinger. Når tjenester ledes av spesifikke avdelinger i et selskap, kan det være konflikt og duplisering av innsatsen. En effektiv leder for administrative tjenester forhindrer disse situasjonene.
I et lite selskap innebærer denne stillingen administrasjon av tjenester for både avdelinger for personell og fysisk administrasjon. Personaltjenester fokuserer på interne funksjoner, for eksempel lønn og administrativ støtte; fysiske administrasjonstjenester omfatter operative avdelinger, for eksempel postdistribusjon, telekommunikasjon og parkering. Disse avdelingene består normalt av få ansatte og krever bare én person for å lykkes med å administrere kravene til supporttjeneste.
Større selskaper ansetter ofte flere administrasjonsservicesjefer. I disse miljøene kan administrasjonshierarkiet for strukturerte tjenester være strukturert i henhold til kravene til inngangs-, mellom- og øvre nivå. Hver ledelsesnivå har vanligvis en administrativ tjenesteansvarlig som fokuserer på spesifikke servicebehov.
Noen selskaper krever at ansatte i denne stillingen skal gjøre dobbeltarbeid. Noen ganger blir de oppfattet som å ha en lett arbeidsmengde, bare å administrere tjenester. På grunn av dette kan de bli pålagt å tjene i andre ledelsesevner som samsvarer med deres ferdigheter, for eksempel personell, innkjøp, kontraktsadministrasjon eller drift.
En administrativ servicesjef fører normalt tilsyn med så forskjellige avdelinger som materialhåndtering, databehandling, sekretærstøtte, vedlikehold av fasiliteter og lønn. Å ha bakgrunn i noen av eller alle disse feltene kan hjelpe henne med å skaffe sysselsetting som administrasjonssjef. Enhver ledererfaring regnes også som en utmerket kvalifisering for stillingen.
Evnen til å effektivt prioritere prosjekter er et aktivum for denne jobben. Det er også nyttig å ha vellykket erfaring med multi-tasking og løsning av konflikter. Det er svært ønskelig å kommunisere effektivt med alle ledelsesnivåer og personell. Erfaring med administrativ eller administrativ støtte er en fordel.
En bachelorgrad i bedriftsadministrasjon eller et felt relatert til selskapets virksomhet er nyttig for å sikre en administrasjonsjobb. Bakgrunn i ledelse kan godtas i stedet for en grad. Denne stillingen er ofte et foretrukket overgangsarbeid i et selskap der avansering i ledelse er ønsket.