Co je správce správních služeb?
Správce administrativních služeb má na starosti služby, které podporují zaměstnance společnosti, zákazníky a klienty. Na rozdíl od vedoucího oddělení, který se zaměřuje na jednu konkrétní oblast, jako jsou lidské zdroje, řízení zásob nebo účetnictví, představuje tato pozice současně dohled nad podporou několika oddělení. Pozice může zahrnovat nákup materiálu nebo majetku, přidělení prostoru pro zaměstnance, potřeby údržby společnosti a správu záznamů. Tato pozice může také odpovídat za zajištění dodržování smluv, předpisů a norem pro bezpečnost a pojištění. Počet oddělení přidělených správci administrativních služeb závisí na velikosti a struktuře společnosti.
Všechny typy společností mohou zaměstnávat správce administrativních služeb. Malé a velké společnosti mohou těžit z osoby, která účinně řídí podpůrné služby pro více oddělení. Pokud jsou služby řízeny konkrétními odděleními v rámci společnosti, může dojít ke konfliktu a zdvojení úsilí. Efektivní správce správních služeb těmto situacím předchází.
V malé společnosti tato pozice zahrnuje správu služeb pro personální i fyzickou správu. Personální služby se zaměřují na interní funkce, jako je mzdová a administrativní podpora; služby fyzické správy zahrnují provozní oddělení, jako je distribuce pošty, telekomunikace a parkování. Tato oddělení se obvykle skládají z několika zaměstnanců a vyžadují pouze jednu osobu, aby úspěšně spravovala své požadavky na podpůrné služby.
Větší společnosti často zaměstnávají několik správců správních služeb. V těchto prostředích může být hierarchie správy administrativních služeb strukturována podle požadavků na správu vstupu, střední a vyšší úrovně. Každá úroveň správy má obvykle správce správních služeb, který se zaměřuje na specifické potřeby služeb.
Některé společnosti vyžadují, aby zaměstnanci v této pozici vykonávali dvojí povinnost. Někdy jsou vnímáni jako lidé s lehkým pracovním vytížením, jednoduše spravují služby. Z tohoto důvodu může být požadováno, aby sloužili v jiných manažerských kapacitách, které odpovídají jejich dovednostem, jako jsou personál, nákup, správa smluv nebo operace.
Správce správních služeb obvykle dohlíží na různá oddělení, jako je manipulace s materiálem, zpracování dat, sekretářská podpora, údržba zařízení a výplatní listina. Mít zázemí v kterékoli nebo ve všech těchto oblastech jí může pomoci získat zaměstnání jako správce administrativních služeb. Jakékoli zkušenosti s řízením jsou také považovány za vynikající kvalifikaci pro danou pozici.
Schopnost efektivně stanovit priority projektů je výhodou pro tuto práci. Je také užitečné mít úspěšné zkušenosti s multi-tasking a řešení konfliktů. Velmi žádoucí je efektivní komunikace se všemi úrovněmi řízení a personálu. Výhodou jsou zkušenosti s administrativní nebo výkonnou podporou.
Bakalářský titul v oboru obchodní administrativa nebo obor související s podnikáním společnosti je nápomocný při zajišťování práce v oblasti správy administrativních služeb. Zkušenosti v managementu mohou být přijaty namísto titulu. Tato pozice je často preferovaným přechodným krokem v rámci společnosti, kde je žádoucí postup do řízení.