Qu'est-ce qu'un gestionnaire de services administratifs?
Un responsable des services administratifs est en charge des services d'assistance au personnel, aux clients et aux clients d'une entreprise. Contrairement à un responsable de département qui se concentre sur un domaine spécifique, tel que les ressources humaines, le contrôle des stocks ou la comptabilité, ce poste implique de superviser simultanément le support de plusieurs départements. Le poste peut impliquer l’achat de matériaux ou de biens, la répartition de l’espace réservé aux employés, les besoins de maintenance de la société et la gestion des enregistrements. Ce poste peut également être chargé de veiller au respect des contrats, des réglementations et des normes en matière de sécurité et d’assurance. Le nombre de départements affectés au responsable des services administratifs dépend de la taille et de la structure de l'entreprise.
Tous les types de sociétés peuvent employer un responsable des services administratifs. Les petites et grandes entreprises peuvent bénéficier des services d’une personne qui dirige efficacement les services de support pour plusieurs départements. Lorsque les services sont dirigés par des services spécifiques au sein d’une entreprise, il peut y avoir conflit et duplication des efforts. Un gestionnaire de services administratifs efficace évite ces situations.
Dans une petite entreprise, ce poste implique la gestion de services pour les départements du personnel et de l'administration physique. Les services du personnel se concentrent sur les fonctions internes, telles que la paie et le soutien administratif; Les services d'administration physique englobent les départements opérationnels, tels que la distribution du courrier, les télécommunications et le stationnement. Ces départements sont généralement composés de peu d'employés et ne nécessitent qu'une seule personne pour gérer avec succès les exigences de leurs services d'assistance.
Les grandes entreprises emploient souvent plusieurs gestionnaires de services administratifs. Dans ces environnements, la hiérarchie de gestion des services administratifs peut être structurée en fonction des exigences de gestion d’entrée, de niveau intermédiaire et supérieur. Chaque niveau de gestion a généralement un responsable des services administratifs qui se concentre sur les besoins de services spécifiques.
Certaines entreprises exigent que les employés occupant ce poste fassent une double tâche. Ils sont parfois perçus comme ayant une charge de travail légère, administrant simplement des services. Pour cette raison, ils peuvent être appelés à occuper d'autres fonctions de gestion correspondant à leurs compétences, telles que le personnel, les achats, l'administration des contrats ou les opérations.
Un responsable des services administratifs supervise normalement des services aussi divers que la manutention, le traitement des données, le secrétariat, la maintenance des installations et la paie. Avoir une expérience dans tout ou partie de ces domaines peut l’aider à obtenir un poste de responsable des services administratifs. Toute expérience de gestion est également considérée comme une excellente qualification pour le poste.
La capacité de hiérarchiser efficacement les projets est un atout pour ce travail. Il est également utile d’avoir une expérience réussie du multitâche et de la résolution de conflits. Une communication efficace avec tous les niveaux de la direction et du personnel est hautement souhaitable. Expérience dans le soutien administratif ou exécutif est un avantage.
Un baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine lié aux activités de l'entreprise est utile pour la sécurisation d'un emploi en gestion des services administratifs. Des antécédents en gestion peuvent être acceptés à la place d'un diplôme. Ce poste est souvent un mouvement de transition préféré au sein d’une entreprise où l’avancement dans la gestion est souhaité.