Hva er de beste tipsene for å balansere en hovedbok?

Å balansere en storbok ligner på å balansere en sjekkhefte, men i mye større skala og typisk med mye større mengder. Det kan ta litt praksis å forstå alle triksene for å balansere en hovedbok og lære hva ulikheter vanligvis betyr, men i mellomtiden er det noen ting du må huske på. Blant de beste tipsene for å balansere en hovedbok er å gjøre det med jevne mellomrom, sjekke for å forsikre deg om at alle tallene ble lagt inn og lagt til eller trukket riktig, sammenligne hovedbok med bankregister, sjekke hver type transaksjon hver for seg og sørge for at alle avgifter eller andre avgifter ble inkludert.

Det første tipset kan virke grunnleggende, men det er en av de vanligste regnskapsfeilene, og også en av de vanskeligste å finne ut når det er på tide å balansere bøkene, og det er for å sikre at ingen tall eller blir transponert. Det er lett å skrive "23" i stedet for "32", for eksempel, og aldri en gang innse det. Av denne grunn, hvis tallene ikke blir sammen når du balanserer en hovedbok, kan du gå gjennom oppføringene og sørge for at alle tallene er skrevet ordentlig.

Ellers er det best å utvikle et system når man balanserer en hovedbok. Dette må vanligvis skje regelmessig, ukentlig eller månedlig for å sikre at virksomhetens poster er korrekte og at postene samsvarer med hva banken har. For eksempel er det best å først sammenligne alle innskudd eller kreditter på kontoen med de som er oppført i hovedboken, etterfulgt av alle uttak eller utbetalinger.

Hvis alle innskudd og uttak samsvarer, bør det være enkelt å balansere resten av hovedboken. Det innebærer bare tillegg og subtraksjon, om nødvendig, til de endelige totalene stemmer overens med hva de skal være for tidsperioden og hva banken har på arkivet. Hvis de ikke legger opp, vil det kreve ytterligere graving, for eksempel å sjekke om banken eller en ansatt har gjort en feil. For eksempel kan det hende at noen har glemt å registrere et innskudd en uttak, eller banken kan ha debitert noe to ganger.

Husk å ta med eventuelle tilleggsavgifter, for eksempel transaksjonsgebyrer, rentekostnader eller andre avgifter som kan kaste av den endelige saldoen. Å balansere en hovedbok kan være kjedelig arbeid, og det er derfor det er viktig å gjøre det med jevne mellomrom. Å la det gå for lenge kan gjøre det praktisk talt umulig å løse problemer senere. Det er viktig for hver virksomhets suksess og for å gi et nøyaktig bilde av fortjeneste og tap fra hver måned eller hver uke at selskapet og banken blir samstemt om økonomien i regnskapet.