Hva er forskjellene mellom et fast og fleksibelt budsjett?
Bedrifter drar fordel av å lage et budsjett som hjelper deg med å kontrollere hvordan inntektene blir brukt. Å lage den ideelle budsjettordningen vil innebære å vurdere både en fast og fleksibel budsjettstrategi, og til slutt velge den tilnærmingen som vil gi størst mulig fordel. Mens de to budsjettartene deler en rekke egenskaper, er det en sentral forskjell mellom et fast og fleksibelt budsjett som må forstås godt før du tar det endelige valget.
Som navnene på de to strategiene tilsier, er den viktigste forskjellen mellom et fast og fleksibelt budsjett at førstnevnte ikke gir rom for å gjøre endringer i budsjettposter når og når forskjellige hendelser eller omstendigheter endres. I kontrast gir et fleksibelt budsjett noe rom for forskyvninger i tildelinger til forskjellige ordrelinjer, noe som gjør det mulig å overføre midler fra en post til en annen hvis behovet skulle oppstå. Avhengig av hvilken type virksomhet det er snakk om, gjør dette den fleksible budsjetttilnærmingen mer praktisk.
En av de enkleste måtene å forstå denne viktige forskjellen mellom et fast og fleksibelt budsjett er å vurdere en bedriftseier som forbereder et driftsbudsjett for en kommende regnskapsperiode, for eksempel neste kalender eller regnskapsår. Budsjettpost vil omfatte tildeling av midler til råvarer, verktøy, arbeidskostnader og andre utgifter som kanskje eller ikke kan endres på et tidspunkt i løpet av året. Hvis selskapet for tiden har leverandøravtaler på plass som garanterer prising for råvarer og verktøy samt kontrakter som forhindrer endringer i arbeidskraftskostnader for den perioden, kan et stivt budsjett som ikke åpner for noen justeringer fungere ganske bra. Siden de fleste virksomheter ikke kan garantere minst noen skift i driftskostnader, er det viktig for minst mulig fleksibilitet.
Siden evnen til å tilpasse seg er viktig når du skal bestemme mellom en fast og fleksibel budsjettstrategi, er det viktig å prosjektere mulige skift i genererte inntekter, skatter, brukskostnader og arbeidskraft. Det er fremdeles mulig å gå med et fast budsjett selv om det er forventning om noen endringer, forutsatt at inntektsnivået og reservene til virksomheten er tilstrekkelig til å bruke det som kalles polstring for hver av postene. Polstring er ganske enkelt å velge å øke den forventede tildelingen for ordrelinjene med en viss prosentandel, og effektivt skape en økonomisk pute som kan anmodes om nødvendig. Siden det ikke er noe som tvinger bedriftseiere til å bruke alle midlene som er avsatt til hver linje, er det mulig å bruke en fast budsjetttilnærming og oppnå et balansert budsjett for året.
Siden ikke alle selskaper har overskudd å bruke til hver ordrelinje, kan det å velge mellom et fast og fleksibelt budsjett innebære å strukturere et budsjett som gjør det lettere å overføre midler fra en ordrelinje til den neste, når og når visse hendelser inntreffer. For eksempel ville det fleksible budsjettet gjøre det enkelt å flytte midler som er avsatt til råvarer hvis det forhandles om lavere priser for disse materialene, og bruke denne forskjellen til å dekke økte arbeidskraftskostnader. Det samlede budsjettet forblir balansert, siden det samme beløpet er involvert.
Når man vurderer fordelene med både det faste og fleksible budsjettet, er det ingen rette valg som passer til enhver situasjon. Budsjettplanleggere må realistisk vurdere omstendighetene rundt driften og planlegge budsjettet deretter. Dette vil gi den best mulige arbeidsplattformen for å styre økonomien og forbedre sjansene for at alle ressursene blir brukt til best mulig effekt.