Hva er et balansefelt?
En utenfor balanse er en måte å holde oversikt over en eiendel eller gjeld uten å ta den med i hovedregnskapssystemet. De fleste selskaper har to metoder for å forvalte eiendeler og gjeld, kjent som on-and off-balance, og noen ganger referert til som on-and off-book-regnskap. Eiendeler og gjeld som er balansert er standardtransaksjoner som selskapet eier og er direkte ansvarlig for, mens transaksjoner utenfor balansen er av omstendigheter der selskapet ikke har direkte eierskap til pengene. Dette begrepet er også en vanlig måte å beskrive ulovlig regnskapsskikk.
Den største forskjellen mellom eiendeler eller gjeld som ikke er balansert, er eierskap. Når en eiendel eller gjeld tilhører et selskap, kan selskapet gjøre stort sett hva det vil med pengene slik som å avvikle eiendeler og bruke pengene, reinvestere i sitt eget selskap eller selge gjeld til andre institusjoner. Hvis pengene ikke tilhører selskapet, kan de ikke gjøre noe uten eierens godkjenning.
Vanlige bruksområder
De fleste selskaper bruker et book-system nesten utelukkende. Steder som butikker og restauranter har ikke noe vanlig behov for bokføring uten bokføring; de eneste stedene hvor praksisen er vanlig er i finansinstitusjoner og meglerhus. Disse selskapene eier ofte penger og eiendeler for andre parter, og selv om disse eiendelene er i selskapets system, tilhører de ikke faktisk selskapet.
Mens mange banker bruker systemet utenfor balansen, er det ikke nødvendig for hver banktransaksjon. Når en person for eksempel gir penger til en bank, er det en del av en kontrakt han inngikk da han åpnet en konto. Pengene banken har, tilhører faktisk personen, og han kan bruke dem som han vil. Når personen får penger i banken, får han faktisk pengene sine tilbake til ham, noe som betyr at transaksjonen faktisk blir betraktet som en del av det elektroniske systemet. Som et resultat blir flertallet av institusjonsregnskap gjort med balansen.
En transaksjon er kun oppført på en utenfor balanse dersom institusjonen som holder pengene ikke har kontroll utenfor direkte kontraktsmessige fordeler. Denne situasjonen dukker faktisk opp i bare noen få tilfeller, og de fleste av dem innebærer å ha penger i tillit. For eksempel, hvis et meglerhus holder et lite beløp av en investors penger som sikkerhet mot et børsdip, hører ikke disse pengene faktisk til selskapet før de tar det ut for å dekke tap. Inntil det tidspunktet ligger pengene i meglerhusets kontoer, men selskapet klarer ikke å bruke dem.
Registrere illegale transaksjoner
Off-balansen er også en vanlig metode for å beskrive transaksjoner som er ulovlige. Disse transaksjonene skjer utenfor de offisielle bøkene for selskapet. Uavhengig av opprinnelse, må det tas regnskap for penger som kommer inn eller går ut. I det siste førte dette til praksis med å bruke to regnskapshovedbøker, en tjenestemann og en ikke, og opprette et on-and-book-system.