Vad är ett balansräkning?
En off-balansräkning är ett sätt att hålla reda på en tillgång eller skuld utan att inkludera den i huvudbokföringssystemet. De flesta företag har två metoder för att hantera tillgångar och skulder, så kallade on-and off-balansräkningar, och ibland benämnda on-and off-book-redovisning. Tillgångar och skulder på balans är standardtransaktioner som företaget äger och är direkt ansvariga för, medan transaktioner utanför balansräkningen är av omständigheter då företaget inte har direkt ägande av pengarna. Denna term är också ett vanligt sätt att beskriva olaglig redovisningssed.
Den största skillnaden mellan tillgångar eller skulder utanför balansräkningen är ägandet. När en tillgång eller skuld tillhör ett företag kan företaget göra ganska mycket vad det vill ha med pengarna som likvidera tillgångar och spendera pengarna, återinvestera i sitt eget företag eller sälja skulder till andra institutioner. Om pengarna inte tillhör företaget kan de inte göra någonting utan ägarens godkännande.
Vanliga användningar
De flesta företag använder nästan uteslutande ett on-book-system. Platser som detaljhandlare och restauranger har inget vanligt behov av bokföring utan bokföring. de enda platserna där praxis är vanligt är i finansinstitut och mäklare. Dessa företag har ofta pengar och tillgångar för andra parter, och även om dessa tillgångar finns i företagets system tillhör de inte faktiskt företaget.
Medan många banker använder systemet utanför balansräkningen krävs det inte för varje banktransaktion. Till exempel när en person ger pengar till en bank är det en del av ett kontrakt han ingick när han öppnade ett konto. Pengarna som banken innehar tillhör faktiskt personen och han kan använda dem som han vill. När personen får pengar i banken får han faktiskt sina egna pengar tillbaka till honom, vilket innebär att transaktionen faktiskt betraktas som en del av bokföringssystemet. Som ett resultat görs majoriteten av institutionernas redovisning med balansräkningen.
En transaktion listas endast på en balans utanför balansräkningen om institutet som innehar pengarna inte har någon kontroll utanför direkt avtalsförmån. Denna situation uppstår faktiskt bara i några få fall, och de flesta av dem handlar om att hålla pengar i förtroende. Till exempel, om ett mäklarehus innehar en liten mängd av en investerares pengar som säkerhet mot ett börsdip, tillhör de pengarna faktiskt inte företaget förrän det tas ut för att täcka en förlust. Fram till den tidpunkten finns pengarna i mäklarhusets konton, men företaget kan inte använda dem.
Registrera olagliga transaktioner
Off-balansräkningen är också en vanlig metod för att beskriva transaktioner som är olagliga. Dessa transaktioner sker utanför företagets officiella böcker. Oavsett ursprung måste alla pengar som kommer in eller går ut redovisas. Tidigare ledde detta till att man använde två bokföringsbokar, en tjänsteman och en inte, och skapade ett on-and-book-system.