Jak wybrać najlepszy system zarządzania zapasami?
Ustalenie właściwego systemu zarządzania zapasami dla Twojej firmy jest bardziej skomplikowane, niż wielu osobom zdaje sobie sprawę. Wynika to z faktu, że istnieją systemy magazynowe zaprojektowane w celu zaspokojenia szerokiego zakresu potrzeb, od lokalnej mamy i sklepu z popami aż po międzynarodową korporację. Na szczęście istnieje kilka podstawowych kwestii, które można wykorzystać, aby zawęzić wyszukiwanie idealnego systemu zarządzania zapasami i zapewnić firmie skuteczne narzędzie, z którego można korzystać przez wiele lat.
Jednym z pierwszych zadań przy ocenie dowolnego systemu zarządzania zapasami jest określenie, jak dobrze narzędzie jest zgodne z wszelkimi rządowymi standardami mającymi zastosowanie do zgłaszania wartości zapasów i późniejszego opodatkowania. Najlepiej, jeśli chcesz zautomatyzować tego typu śledzenie w jak największym stopniu. Z tego powodu ważne jest, aby upewnić się, że oprogramowanie używane do sterowania systemem jest aktualne, ma możliwość automatycznej korekty zapasów, gdy dochodzi do dowolnego rodzaju wpływów lub wypłat, i ogólnie zapewnia bieżącą ocenę całości wartość zapasów, w tym podział na pozycje podlegające opodatkowaniu i pozycje niepodlegające opodatkowaniu. Jeśli kraj, w którym działa firma, używa różnych tabel dla różnych rodzajów pozycji magazynowych, upewnij się, że system jest wystarczająco intuicyjny, aby zauważyć różnicę i poprawnie obliczyć wartości.
Użyteczność to kolejny ważny aspekt wyboru odpowiedniego systemu zarządzania zapasami. Skomplikowane systemy do odbioru przesyłki wkrętów do drewna lub wydawania tych wkrętów do różnych działów to nic więcej, jak marnowanie czasu i zwiększanie prawdopodobieństwa błędu. Utrzymując proces odbioru i wypłaty jak najdokładniej, a jednocześnie umożliwiając łatwe śledzenie przeszłych transakcji, utrzymywanie dokładności inwentarza jest znacznie łatwiejsze i rzadziej frustruje agentów zakupów, sprzedawców lub innych osób zaangażowanych w proces zarządzanie zapasami.
Wydajność to kolejny punkt, o którym należy pamiętać przy wyborze najlepszego systemu zarządzania zapasami. Potrzeby małej firmy początkowo są minimalne, ale staną się bardziej wszechstronne w miarę rozwoju firmy. Większa firma, która radzi sobie z oszczędnym ekwipunkiem, może teraz wymagać rozszerzenia tego ekwipunku, aby skorzystać z nadchodzącej okazji. Jeśli system zarządzania zapasami jest w stanie sprostać zwiększonemu zużyciu i śledzić szerszy zakres towarów w miarę rozwoju firmy, potrzeba wymiany systemu w celu nadążenia za rosnącymi wymaganiami jest zminimalizowana. W rezultacie firma może cieszyć się większymi zwrotami z pierwotnej inwestycji w system zarządzania zapasami, jednocześnie unikając kosztów oceny, zakupu i uczenia się nowego systemu co kilka lat.
Koszt należy również wziąć pod uwagę przy zakupie i wdrażaniu dowolnego komponentu związanego z danym systemem zarządzania zapasami. Weź pod uwagę, ile system zaoszczędzi pod względem czasu i kosztów w ciągu każdego roku użytkowania. Takie postępowanie ułatwia uzasadnienie kosztu droższego systemu, który ma większą zdolność dostosowania się do zmieniających się warunków w firmie. Jednocześnie warto porównać wystarczającą liczbę systemów, aby uzyskać jak najwięcej za swoje pieniądze. Chociaż oznacza to inwestycję czasu z góry, dokonanie najbardziej praktycznego wyboru pozwoli zaoszczędzić dużo czasu i pieniędzy w perspektywie długoterminowej.