Jak wybrać najlepszą usługę płac online?
Internetowa usługa płacowa oznacza płacę na żądanie - zawsze i wszędzie, o ile masz dostęp do Internetu. Najlepszy dostawca usług płacowych online powinien być w stanie przetwarzać raporty płacowe i inne powiązane raporty w możliwie najkrótszym czasie w ramach ustalonego harmonogramu lub lepiej. Lista płac i raporty powinny być wolne od błędów. Powinien także mieć jak najkrótszy czas na naprawę błędów, których nie można uniknąć. Przede wszystkim usługa płac online musi być przyjazna dla użytkownika.
Poza podstawowymi względami na wybór dostawcy usług płacowych online zazwyczaj wpływają potrzeby organizacji w zakresie zarządzania płacami. Twoja organizacja może chcieć, aby system płac zajmował się tylko podstawowymi usługami, takimi jak obliczanie wypłaty i podatki należne od każdego pracownika, drukowanie i wypłata czeków oraz przygotowywanie raportów zarządczych. W przeciwnym razie Twoja organizacja może chcieć wybrać pakiet dodatkowych usług związanych z płacami, w tym potrącanie podatku u źródła i rozwiązywanie problemów związanych z systemem informacji o zasobach ludzkich. Zazwyczaj będziesz musiał dokładnie przeanalizować potrzeby administracji płac, aby znaleźć potrzebne dodatki oprócz podstawowej usługi oferowanej przez każdego dostawcę. Te dodatkowe funkcje mogą kosztować Cię więcej, chyba że dostawca zaoferuje je jako część standardowego pakietu.
Najlepsza usługa płacowa online powinna ogólnie mieć doskonałą obsługę klienta. Personel obsługi klienta może być nawet dostępny po regularnych godzinach pracy, aby odpowiedzieć na zgłoszone wątpliwości. Pracownicy ci zazwyczaj będą musieli być w stanie szybko odpowiedzieć na zapytania e-mail bez konieczności podejmowania dalszych działań, ponieważ problemy z płacami są często pilne i wymagają natychmiastowej uwagi. Możesz zadzwonić na infolinię dostawcy, o którym myślisz o różnych porach dnia, aby sprawdzić dostępność i szybkość reagowania personelu obsługi klienta.
Przeprowadzenie wyszukiwania najlepszego dostawcy usług płacowych online może być zadaniem krytycznym i może zająć dużo czasu. Możesz jednak usprawnić proces selekcji, opierając się na doświadczeniach współpracowników w innych organizacjach, które działają zarówno w branży, jak i poza nią. Istnieją również strony internetowe zorganizowane przez praktyków zarządzania zasobami ludzkimi, które prowadzą blogi omawiające ich doświadczenia z wybraną przez siebie usługą płac online. Niektóre strony internetowe nawet porównują i oceniają wiodących dostawców. Można również przeprowadzić demonstrację na żywo z wykorzystaniem fałszywych danych lub rzeczywistych danych, aby mieć rzeczywisty obraz oferowanej usługi płacowej.
Niezależnie od tego, który dostawca wybierzesz, zazwyczaj musisz przeczytać drobne druki umowy i sprawdzić klauzulę o podwyższeniu ceny oraz inne warunki świadczenia usługi. Sprawdź referencje handlowe, aby zweryfikować historię działalności dostawcy. Upewnij się również, że dostawca ma wystarczające zasoby, aby szybko obsłużyć wymagania swoich obecnych klientów, w tym Twoich.