Jak wybrać najlepsze umowy outsourcingowe?
Outsourcing, który staje się powszechną praktyką w szerokim spektrum branż i przedsiębiorstw, obejmuje wynajęcie określonej części pracy lub procesu biznesowego zewnętrznemu usługodawcy. Strona, która zleca usługi na zewnątrz, może to robić z różnych powodów, od chęci obniżenia kosztów ogólnych, osiągnięcia krótko- lub długoterminowych celów, poprawy wydajności oraz uzyskania wysokiej jakości i specjalistycznej usługi. Możesz zlecać na morzu, na lądzie lub lokalnie, w zależności od tego, co jest zlecane na zewnątrz. Aby uzyskać najlepsze wyniki, należy mądrze wybrać usługodawców i starannie przejrzeć umowy outsourcingowe.
Na początku bardzo ważne jest, aby mieć bardzo jasny obraz tego, co chcesz zlecić na zewnątrz, dlaczego te konkretne zadania wymagają outsourcingu oraz jakiego rodzaju i poziomu usług oczekujesz od usługodawcy. Pomoże to obliczyć bieżące koszty i porównać je z opłatami za outsourcing. Najlepiej, jeśli ta ostatnia powinna być niższa lub, zwłaszcza jeśli stajesz się lepsza, bardziej wyspecjalizowana usługa, przynajmniej w tej samej okolicy.
Następnym krokiem jest zbadanie dostawców outsourcingu procesów biznesowych w obszarze, który chcesz zlecić na zewnątrz. Jakie jest ich doświadczenie? Czy współpracowali z klientami z Twojej branży? Jakiego rodzaju umiejętności posiadają i jakiego rodzaju technologii używają? Poproś o referencje, sprawdź historię klienta i sprawdź jakość swojej pracy.
Ważne jest, aby dowiedzieć się, czy usługodawcy mogą działać przy minimalnej interwencji. Jakie są ich stawki? Zlecanie outsourcingu komuś, kto musi stale sprawdzać lub którego stawki przekraczają budżet, nie ma sensu; w końcu korzystasz z outsourcingu, aby zaoszczędzić czas i pieniądze oraz korzystać z obu z zyskiem w innym obszarze działalności. Należy pamiętać, że nie ma absolutnie doskonałego dostawcy outsourcingu i trzeba będzie negocjować, aby zaspokoić wzajemne potrzeby.
Po wybraniu dostawcy, który może zrealizować Twoje cele i budżet, trzecim krokiem jest przygotowanie umów outsourcingowych. Jest to niezbędne, aby chronić interesy zarówno klienta, jak i dostawcy. Najlepsze umowy outsourcingowe obejmują wszystkie możliwe aspekty projektu outsourcingowego, takie jak zakres i szczegóły projektu, oczekiwany poziom i jakość, termin realizacji oraz rodzaj i tryb płatności.
Umowy outsourcingowe powinny cechować się pewną elastycznością, aby można było wprowadzać wszelkie nowe zmiany, opracowania lub technologie, które mogą przynieść większe korzyści w nadchodzących latach. Chociaż uzyskanie szczegółów umowy jest ważne, równie ważne jest skupienie się na ustanowieniu dobrych, opartych na współpracy relacji z usługodawcą. Bardziej prawdopodobne jest, że wynik będzie pozytywny, jeśli dotyczy sytuacji korzystnej dla wszystkich zainteresowanych stron.