Jak napisać ofertę przetargową?
Pisanie oferty przetargowej obejmuje obliczanie stawek, pisanie treści sprzedażowych i przygotowanie profesjonalnej prezentacji. Aby obliczyć stawki, osoba musi zrozumieć swoje koszty, zbadać konkurencję i ustalić, czy potrzebny będzie nowy sprzęt lub zapasy. Po obliczeniu kosztów do tej liczby należy dodać stawkę lub kwotę znaczników i porównać ją z konkurencją. Na podstawie tej ostatecznej liczby można utworzyć propozycję z listem przewodnim, szczegółami proponowanej usługi, kopią sprzedaży i ofertą. Niezależnie od tego, czy oferta jest składana pocztą elektroniczną, czy zwykłą, prezentacja powinna być profesjonalna, z nagłówkiem, bez błędów ortograficznych i gramatycznych oraz dobra organizacja.
Obliczanie ceny oferty jest jednym z pierwszych etapów pisania. Obliczenia powinny obejmować wszystkie koszty związane z projektem, takie jak materiały, robocizna i modernizacje. Jeśli konieczne jest zakupienie nowego sprzętu lub maszyny w celu ukończenia tego projektu, należy uwzględnić jej pełny koszt, chyba że będzie on wykorzystany również w przyszłych projektach - jeśli będzie on wykorzystany w przyszłych projektach, dopuszczalne jest uwzględnienie tylko ułamka kosztów w obliczeniach. Po zsumowaniu wszystkich kosztów należy uwzględnić stawkę lub kwotę znaczników, aby uzyskać zysk. Jeśli nie ma pewności, jaka powinna być ta stawka, przydatne mogą być stawki konkurencji.
Pisanie oferty zaczyna się od listu, który obejmuje podziękowania dla firmy za możliwość złożenia oferty, opis proponowanej usługi lub produktu oraz wskazanie, jaki jest następny krok do zabezpieczenia oferty. Opisując proponowaną usługę, oferta przetargowa powinna zawierać informacje o tym, jak firma różni się od konkurentów, jak usługa odpowiada ich konkretnym potrzebom i czego można się spodziewać jako ostatecznego wyniku. List powinien również określać, co firma musi zrobić, aby zabezpieczyć ofertę, na przykład podpisanie załączonej umowy, wpłacenie depozytu lub umówienie się na spotkanie bezpośrednie.
Wszystkie dokumenty potwierdzające powinny być dołączone do listu ofertowego. Niektórzy klienci wymagają na przykład próbek wcześniejszej pracy, listów polecających lub CV. Dokumenty należy przedstawić w kolejności podanej przez klienta i sprawdzić dwukrotnie, aby upewnić się, że niczego nie brakuje. Jeśli list zostanie wysłany zwykłą pocztą, należy użyć dużej koperty, aby stworzyć ładniejszą prezentację niż przepełniona standardowa koperta. Ponadto dokumenty powinny być wolne od zmarszczek, czyste i zszywane starannie. Jeśli propozycja ma zostać wysłana pocztą elektroniczną, wiadomość e-mail powinna natychmiast wyświetlić list z obsługiwanymi dokumentami w formacie łatwego do pobrania pliku.