Jak napisać propozycję oferty?
Pisanie propozycji oferty obejmuje obliczanie stawek, pisanie sprzedaży treści i gromadzenie profesjonalnej prezentacji. Aby obliczyć stawki, jednostka musi zrozumieć swoje koszty, zbadać konkurencję i ustalić, czy potrzebny będzie nowy sprzęt lub materiały eksploatacyjne. Po obliczeniu kosztów do tej liczby należy dodać stopę lub kwotę znaczników i porównać do konkurentów. Dzięki tej ostatecznej liczbie propozycji można utworzyć list motywacyjny, szczegóły proponowanej usługi, sprzedaż kopii i oferty. Niezależnie od tego, czy propozycja oferty jest przekazywana pocztą e-mail czy zwykłą pocztę, prezentacja powinna być profesjonalna, z firmą firmowym, bez błędów pisowni lub gramatyki i dobrej organizacji.
Obliczenie ceny propozycji oferty jest jednym z pierwszych kroków pisania. Obliczenia powinny obejmować wszystkie koszty związane z projektem, takie jak materiały, siła robocza i aktualizacje. Jeśli należy kupić nowy sprzęt lub maszyny w celu ukończenia tego projektu, wówczas pełny kosztpowinien być uwzględniony, chyba że zostanie on również wykorzystywany do przyszłych projektów - jeśli zostanie wykorzystywany do przyszłych projektów, dopuszczalne jest uwzględnienie tylko ułamka kosztów w obliczeniach. Po dodaniu wszystkich kosztów należy uwzględnić stopę lub kwotę znaczników, aby osiągnąć zysk. Jeśli ktoś nie jest pewny, jaka powinna być ta stawka, badanie stawek konkurencji może być przydatne.
Pisanie propozycji oferty zaczyna się od listu, który obejmuje podziękowania firmy za możliwość złożenia oferty, opisując proponowaną usługę lub produkt oraz nakreślenie, jaki jest następny krok w celu zabezpieczenia oferty. Opisując proponowaną usługę, propozycja oferty powinna obejmować, w jaki sposób firma różni się od konkurentów, w jaki sposób usługa pasuje do ich konkretnych potrzeb i czego można oczekiwać jako ostateczny wynik. List powinien również określić, co firma musi zrobić, aby zabezpieczyć ofertę, na przykład podpisanien Załączona umowa, płacenie depozytu lub planowanie spotkania twarzą w twarz.
Wszystkie dokumenty uzupełniające powinny być zawarte do listu propozycji oferty. Na przykład niektórzy klienci wymagają próbek poprzednich prac, listów rekomendacyjnych lub CV. Dokumenty powinny być prezentowane w kolejności wymienionej przez klienta i podwójnie sprawdzone, aby upewnić się, że nic nie brakuje. Jeśli list zostanie wysłany zwykłą pocztą, należy użyć dużej koperty do stworzenia ładniejszej prezentacji niż nadmierna standardowa koperta. Ponadto dokumenty powinny być wolne od zmarszczek, czyste i zszywane starannie razem. Jeśli propozycja ma zostać wysłana pocztą elektroniczną, e-mail powinien natychmiast wyświetlić list z obsługiwanymi dokumentami dołączonymi w łatwym do pobrania rozmiaru pliku.