Hur skriver jag ett budförslag?

Att skriva ett budförslag innebär att beräkna priser, skriva försäljningsinnehåll och sätta ihop en professionell presentation. För att beräkna priser måste en individ förstå sina kostnader, undersöka tävlingen och bestämma om ny utrustning eller förnödenheter kommer att behövas. Efter beräkning av kostnaderna bör en uppräkningskurs eller ett belopp läggas till denna siffra och jämföras med konkurrenter. Med denna slutliga siffra kan förslaget skapas med ett brev, detaljer om den föreslagna tjänsten, försäljningskopia och bud. Oavsett om budförslaget lämnas in via e-post eller vanlig post, ska presentationen vara professionell, med ett brevhuvud, inga stavfel eller grammatiska misstag och god organisation.

Att beräkna priset för ett budförslag är ett av de första stegen att skriva ett. Beräkningen bör inkludera alla kostnader som är förknippade med projektet, såsom material, arbetskraft och uppgraderingar. Om ny utrustning eller maskiner måste köpas för att slutföra detta projekt, ska hela kostnaden för det inkluderas om det inte kommer att användas för framtida projekt också - om det kommer att användas för framtida projekt, är det acceptabelt att bara inkludera en bråkdel av kostnaden i beräkningen. Efter att ha lagt till alla kostnaderna bör en uppräkningskurs eller ett belopp inkluderas för att göra en vinst. Om man är osäker på vad denna ränta bör vara, kan det vara användbart att undersöka konkurrenterna.

Att skriva budförslaget börjar med ett brev som inkluderar att tacka företaget för möjligheten att lämna ett bud, som beskriver den föreslagna tjänsten eller produkten och redogör för vad nästa steg är att säkra budet. Vid beskrivningen av den föreslagna tjänsten bör budförslaget innehålla hur företaget skiljer sig från konkurrenterna, hur tjänsten passar deras specifika behov och vad de kan förvänta sig som det slutliga resultatet. I brevet anges också vad verksamheten behöver göra för att säkra budet, till exempel att underteckna ett slutet kontrakt, betala en insättning eller schemalägga ett möte ansikte mot ansikte.

Alla underlag ska bifogas anbudsbrevet. Vissa klienter kräver exempelvis tidigare arbete, rekommendationsbrev eller CV. Dokumenten ska presenteras i den ordning som uppges av klienten och dubbelkontrolleras för att säkerställa att ingenting saknas. Om brevet skickas med vanlig post, bör ett stort kuvert användas för att skapa en trevligare presentation än ett överfylld standard kuvert. Dessutom bör dokumenten vara fria från rynkor, rena och häftade ordentligt tillsammans. Om förslaget ska skickas via e-post, ska e-postmeddelandet omedelbart visa brevet med de dokument som stöds bifogas i en fil som är lätt att ladda ner.