Jak napisać list propozycji?
W wielu aspektach pisanie listu propozycji jest jak każdy inny rodzaj pisania biznesowego. Jasne, zwięzłe, dokładne pisanie jest ważne dla każdego dokumentu biznesowego. Propozycje biznesowe wymagają jednak określonych elementów, takich jak list motywacyjny propozycji. List propozycji, podobnie jak list motywacyjny CV, służy jako uprzejme wprowadzenie do danej propozycji. Korzystanie z Active Voice, po zaakceptowanej etykiecie pisania biznesowego i okazanie uznania ograniczonego czasu czytelnika są najważniejsze dla pomyślnej odpowiedzi.
Często, gdy duże organizacje publikują wnioski o wiele projektów, list motywacyjny propozycji służy do poinformowania czytelnika, który żąda propozycji (RFP), na który odpowiada dokument. Jeśli między profesjonalistami lub firmami nie ma relacji, list propozycji działa zarówno jako wprowadzenie, jak i możliwość zrobienia dobrego pierwszego wrażenia. Kiedy związek już istnieje, list motywacyjny może służyć jako okazja do komplementu, wyraża docenienieOn lub rozszerzyć dalszą dobrą wolę między obiema stronami.
Niezależnie od tego, czy istnieje związek między stronami, czy nie, każdy list propozycji powinien być zgodny z odpowiednią etykietą pisania biznesowego. Na przykład dokument powinien być sformatowany za pomocą odpowiednich nagłówków, schludnych marginesów i standardowej pisma lub czcionki. Oczekuje się zwrócenia się do listu do odpowiedniego kontaktu i korzystanie z profesjonalnego pozdrowienia dla kultury klientów. Nieprawidłowe dane kontaktowe lub powitanie, które jest zbyt nieformalne, mogą mieć wpływ na to, czy list propozycji jest odczytany, czy odrzucony.
Oprócz właściwej etykiety ważny jest również ton litery propozycji. Formalne, ale spersonalizowane podejścia zazwyczaj działają najlepiej w kulturach zachodnich, a niektóre relacje biznesowe pozwalają na nieformalny ton. Kultury wschodnie zazwyczaj, choć nie zawsze, wolą formalne, profesjonalne podejście. Jeśli będzie wątpliwość RegarNajlepsze jest podejście formalne i profesjonalne.
Chociaż żaden list propozycji nie gwarantuje akceptacji, użycie aktywnego głosu i zwięzłego pisania poprawia szanse. Nie używaj dwóch lub trzech słów, gdy wystarczy. Krótkie, proste zdania są lepsze niż długie, złożone akapity. Aktywny głos przedstawia jasność i pewność siebie, więc unikaj czasowników „być” w swoim piśmie. Unikaj zwrotów takich jak „jeśli chcesz” lub „możesz wolić”. Zamiast tego wybierz silne czasowniki akcji i bezpośrednie połączenia do działania.
Szczegółowa treść listu propozycji będzie się różnić dla każdego projektu i relacji biznesowych. Jednym z powszechnych błędów profesjonalistów popełniających na piśmie listu propozycji okładki jest powtórka lub podsumowanie informacji zawartych w towarzyszących dokumentach. Pamiętaj, że większość specjalistów biznesowych jest ograniczona na czas. Szanuj czas czytelnika i nie po prostu powtórz treści swojej propozycji. Zamiast tego napisz swój list z myślą o wstępnym przedstawieniu: co yoPowiedziałbyś lub jak przedstawiałbyś się osobiście przed przekazaniem dokumentu propozycji?