Jak napisać list z propozycją?

Pod wieloma względami pisanie listu ofertowego jest jak każdy inny rodzaj pisania biznesowego. Jasne, zwięzłe, dokładne pisanie jest ważne dla każdego dokumentu biznesowego. Propozycje biznesowe wymagają jednak określonych elementów, takich jak list przewodni propozycji. List propozycji, podobnie jak CV list motywacyjny, służy jako uprzejme wprowadzenie do danej propozycji. Korzystanie z aktywnego głosu, przestrzeganie przyjętej etykiety biznesowej i docenienie ograniczonego czasu czytelnika mają zasadnicze znaczenie dla powodzenia reakcji.

Często, gdy duże organizacje publikują wnioski o wiele projektów, list przewodni propozycji służy do poinformowania czytelnika, na które zapytanie ofertowe (RFP) odpowiada dokument. Jeśli nie istnieje żaden związek między profesjonalistami lub firmami, list propozycji stanowi zarówno wstęp, jak i okazję do zrobienia dobrego pierwszego wrażenia. Jeśli relacja już istnieje, list motywacyjny może służyć jako okazja do komplementu, wyrażenia uznania lub przedłużenia dobrej woli między obiema stronami.

Niezależnie od tego, czy istnieje związek między stronami, czy nie, każdy list propozycji powinien być zgodny z właściwą etykietą biznesową. Na przykład dokument powinien być sformatowany przy użyciu odpowiednich nagłówków, schludnych marginesów i standardowego kroju pisma lub czcionki. Oczekuje się skierowania listu do właściwego kontaktu i skorzystania z profesjonalnego powitania akceptowalnego dla kultury klientów. Nieprawidłowe informacje kontaktowe lub zbyt nieformalne powitanie może mieć wpływ na to, czy list propozycji zostanie przeczytany, czy odrzucony.

Oprócz właściwej etykiety ważny jest również ton listu z propozycją. Formalne, ale spersonalizowane podejścia zwykle najlepiej sprawdzają się w kulturach zachodnich, a niektóre relacje biznesowe pozwalają na nieformalny ton. Kultury wschodnie zazwyczaj, choć nie zawsze, preferują formalne, profesjonalne podejście. W razie wątpliwości co do właściwego tonu najlepiej zastosować podejście formalne i profesjonalne.

Chociaż żaden list propozycji nie gwarantuje akceptacji, użycie aktywnego głosu i zwięzłego pisania poprawia szanse. Nie używaj dwóch lub trzech słów, gdy jedno wystarczy. Krótkie, proste zdania są lepsze niż długie, złożone akapity. Aktywny głos wyraża czystość i pewność siebie, dlatego unikaj czasowników „być” w swoim piśmie. Unikaj wyrażeń takich jak „jeśli chcesz” lub „możesz”. Zamiast tego wybierz mocne czasowniki akcji i bezpośrednie wezwania do działania.

Konkretna treść listu ofertowego będzie się różnić dla każdego projektu i relacji biznesowych. Jednym z powszechnych błędów popełnianych przez specjalistów na piśmie w liście przewodnim jest ponowne odczytanie lub podsumowanie informacji zawartych w dokumentach towarzyszących. Pamiętaj, że większość profesjonalistów biznesowych jest ograniczona czasowo. Szanuj czas czytelnika i nie przekształcaj treści swojej propozycji. Zamiast tego napisz swój list z bezpośrednim wprowadzeniem: co byś powiedział lub jak zaprezentowałbyś się osobiście przed przekazaniem dokumentu ofertowego?