Hur skriver jag ett förslagsbrev?
I många aspekter är det att skriva ett förslagsbrev som alla andra typer av företagsskrivningar. Tydligt, kortfattat, exakt skrivande är viktigt för alla affärsdokument. Affärsförslag kräver emellertid specifika komponenter, till exempel omslagsbrev. Förslagsbrevet, precis som ett CV -brev, fungerar som en artig introduktion till ett givet förslag. Att använda Active Voice, efter accepterad affärsskrivningsetikett, och att visa uppskattning för läsarens begränsade tid är avgörande för ett framgångsrikt svar.
Ofta, när stora organisationer publicerar förfrågningar om flera projekt, tjänar förslaget omslagsbrev till att informera läsaren vilken begäran om förslag (RFP) dokumentet svarar på. Om det inte finns någon befintlig rapport mellan proffs eller företag, fungerar ett förslagsbrev som både en introduktion och en möjlighet att göra ett bra första intryck. När en relation redan finns kan följebrevet fungera som en möjlighet att komplimangera, uttrycka uppskattningPÅ, eller utvidga fortsatt god vilja mellan båda parter.
Oavsett om det finns en relation mellan parterna eller inte, bör varje förslagsbrev följa korrekt affärsskrivningsetikett. Till exempel bör dokumentet formateras med lämpliga rubriker, snygga marginaler och standardtyp är eller teckensnitt. Att ta itu med brevet till rätt kontakt och använda en professionell hälsning som är acceptabel för klienternas kultur förväntas. Felaktig kontaktinformation eller en hälsning som är för informell kan göra skillnaden i om ett förslagsbrev läses eller kasseras.
Bortsett från korrekt etikett är tonen i ett förslagsbrev också viktigt. Formella men ändå personliga tillvägagångssätt fungerar vanligtvis bäst i västerländska kulturer, med vissa affärsrelationer som möjliggör en informell ton. Östra kulturer, även om de inte alltid, föredrar en formell, professionell strategi. Skulle det finnas tvivel Regarding rätt ton, en formell och professionell strategi är bäst.
Medan inget förslagsbrev garanterar acceptans, förbättrar du aktiv röst och kortfattad skrivning. Använd inte två eller tre ord när man räcker. Korta, enkla meningar är bättre än långa, komplexa stycken. Aktiv röst skildrar tydlighet och förtroende, så undvik "att vara" verb i ditt skrivande. Undvik fraser som "om du vill" eller "du kanske föredrar." Välj istället för starka handlingsverb och direkta uppmaningar till handling.
Specifikt innehåll för ett förslagsbrev varierar för varje projekt och affärsrelation. Ett vanligt misstag som proffs skriftligen gör omslagsförslagsbrevet är att omvärdera eller sammanfatta information som finns i de medföljande dokumenten. Tänk på att de flesta företagare är begränsade i tid. Respektera din läsares tid och återställer inte bara innehållet i ditt förslag. Skriv istället ditt brev med en ansikte-till-ansikte introduktion i åtanke: vad duDu skulle säga eller hur du skulle presentera dig själv personligen innan du överlämnar ett förslagsdokument?