Hur skriver jag ett förslag?
I många aspekter är det att skriva ett förslagsbrev som alla andra typer av affärsskrivningar. Tydligt, kortfattat, exakt skrivande är viktigt för alla affärsdokument. Affärsförslag kräver emellertid specifika komponenter, till exempel förslagets brev. Förslagsbrevet, ungefär som ett CV-brev, fungerar som en artig introduktion till ett visst förslag. Att använda aktiv röst, följa accepterad affärsskrivningsetikett och visa uppskattning för läsarens begränsade tid är avgörande för ett framgångsrikt svar.
Ofta, när stora organisationer lägger fram förfrågningar om flera projekt, tjänar förslagets brev för att informera läsaren vilken begäran om förslag (RFP) som dokumentet svarar på. Om det inte finns någon befintlig rapport mellan professionella eller företag fungerar ett förslagsbrev både som en introduktion och en möjlighet att göra ett gott första intryck. När ett förhållande redan existerar kan täckebrevet fungera som en möjlighet att komplimentera, uttrycka uppskattning eller utöka fortsatt god vilja mellan båda parter.
Oavsett om det finns ett förhållande mellan parterna eller inte, bör varje förslagsbrev följa korrekt etikett för affärsskrivning. Till exempel bör dokumentet formateras med rätt rubriker, snygga marginaler och standard typsnitt eller typsnitt. Att adressera brevet till rätt kontakt och använda en professionell hälsning som är acceptabel för kundernas kultur förväntas. Felaktig kontaktinformation eller en hälsning som är för informell kan göra skillnaden i om ett förslagsbrev läses eller kasseras.
Förutom rätt etikett är tonen i ett förslagsbrev också viktig. Formella men ändå anpassade tillvägagångssätt fungerar vanligtvis bäst i västerländska kulturer, med vissa affärsrelationer som möjliggör en informell ton. Östliga kulturer föredrar typiskt, även om inte alltid, en formell, professionell strategi. Om det råder tvivel om rätt ton är en formell och professionell inställning bäst.
Även om inget förslagsbrev kommer att garantera acceptans, förbättrar oddsen genom att använda aktiv röst och kortfattad skrivning. Använd inte två eller tre ord när ett räcker. Korta, enkla meningar är bättre än långa, komplexa stycken. Aktiv röst skildrar tydlighet och självförtroende, så undvik "att vara" verb i ditt skrivande. Undvik fraser som "om du vill" eller "du kanske föredrar." Välj istället för starka handling verb och direkt uppmaning till handling.
Specifikt innehåll för en förslagsbrev kommer att variera för varje projekt och affärsrelation. Ett vanligt misstag som yrkesverksamma gör när det gäller att skriva omslaget på förslaget är att skaka om eller sammanfatta information som finns i de bifogade dokumenten. Tänk på att de flesta företagare är begränsade i tid. Respektera din läsares tid och berättar inte bara innehållet i ditt förslag. Skriv istället ditt brev med en ansikte-till-ansikte introduktion i åtanke: vad du skulle säga eller hur du skulle presentera dig själv personligen innan du överlämnar ett förslagsdokument?