Jak mohu napsat návrhový dopis?
V mnoha aspektech je psaní návrhového dopisu jako jakýkoli jiný typ obchodního psaní. Jasné, stručné a přesné psaní je důležité pro jakýkoli obchodní dokument. Obchodní návrhy však vyžadují specifické komponenty, jako je průvodní dopis návrhu. Dopis návrhu, stejně jako průvodní dopis pro obnovení, slouží jako zdvořilý úvod k danému návrhu. Aktivní hlas, následování přijaté etikety obchodního psaní a projevení uznání za omezenou dobu čtenáře jsou prvořadé pro úspěšnou odpověď.
Když velké organizace zasílají žádosti o více projektů, často slouží průvodní dopis k návrhu, aby informoval čtenáře, na kterou žádost o návrh (RFP) dokument odpovídá. Pokud mezi profesionály nebo společnostmi neexistuje žádný vztah, pak návrhový dopis slouží jako úvod a příležitost učinit dobrý první dojem. Pokud již existuje vztah, může průvodní dopis sloužit jako příležitost k pokloně, vyjádření uznání nebo rozšíření trvalé vůle mezi oběma stranami.
Ať už existuje vztah mezi stranami nebo ne, každý návrhový dopis by měl následovat řádnou etiketu obchodního psaní. Například dokument by měl být naformátován se správnými záhlavími, úhlednými okraji a standardním písmem nebo písmem. Očekává se adresování dopisu na řádný kontakt a použití profesionálního pozdravu přijatelného pro kulturu klientů. Nesprávné kontaktní informace nebo příliš neformální pozdrav mohou změnit, zda je návrhový dopis přečten nebo vyřazen.
Kromě správné etikety je také důležitý tón dopisu s návrhem. Formální, ale personalizované přístupy obvykle fungují nejlépe v západních kulturách, přičemž některé obchodní vztahy umožňují neformální tón. Východní kultury obvykle, i když ne vždy, dávají přednost formálnímu, profesionálnímu přístupu. V případě pochybností o správném tónu je nejlepší formální a profesionální přístup.
Ačkoli žádný návrhový dopis nezaručuje přijetí, použití aktivního hlasu a stručného psaní zvyšuje šance. Nepoužívejte dvě nebo tři slova, pokud bude stačit jedno. Krátké jednoduché věty jsou lepší než dlouhé a složité odstavce. Aktivní hlas zobrazuje jasnost a důvěru, proto se ve svém psaní vyhněte slovesům „být“. Vyhněte se frázím jako „pokud chcete“ nebo „můžete raději“. Místo toho se rozhodněte pro výrazná slovesa a přímé výzvy k akci.
Konkrétní obsah návrhového dopisu se bude lišit pro každý projekt a obchodní vztah. Jedním z běžných omylných odborníků, kteří se písemně obracejí na návrh dopisu, je přeformátovat nebo shrnout informace obsažené v průvodních dokumentech. Mějte na paměti, že většina obchodních profesionálů je časově omezená. Respektujte čas vašeho čtenáře a neopakujte pouze obsah svého návrhu. Místo toho napište svůj dopis osobním úvodem: co byste řekli nebo jak byste se osobně prezentovali před předáním návrhového dokumentu?