제안서를 작성하려면 어떻게합니까?

많은 측면에서, 제안서 작성은 다른 유형의 비즈니스 작문과 같습니다. 명확하고 간결하며 정확한 작문은 모든 비즈니스 문서에 중요합니다. 그러나 비즈니스 제안서에는 제안서 표지와 같은 특정 구성 요소가 필요합니다. 이력서 표지와 매우 유사한 제안서가 주어진 제안서에 대한 정중 한 소개 역할을합니다. 활발한 목소리를 사용하고, 비즈니스 글쓰기 에티켓을 따르고, 독자의 제한된 시간에 대한 감사를 표하는 것이 성공적인 응답에 가장 중요합니다.

종종 대규모 조직에서 여러 프로젝트에 대한 요청을 게시 할 때 제안서 표지는 독자에게 문서가 응답하는 제안 요청 (RFP)을 알리는 역할을합니다. 전문가 또는 회사간에 기존의 관계가없는 경우 제안서가 소개와 첫 인상을 줄 수있는 기회로 작용합니다. 관계가 이미 존재하는 경우, 커버 레터는 양 당사자 간의 칭찬, 칭찬 또는 지속적인 선의의 기회가 될 수 있습니다.

당사자간에 관계가 존재하는지 여부에 관계없이 각 제안서에는 적절한 비즈니스 글쓰기 에티켓을 따라야합니다. 예를 들어, 문서는 적절한 제목, 깔끔한 여백 및 표준 서체 또는 글꼴로 형식이 지정되어야합니다. 적절한 연락을 위해 서한을 전달하고 고객의 문화에 맞는 전문적인 인사말을 사용해야합니다. 비공식적 인 잘못된 연락처 정보 또는 인사말은 제안서의 읽기 또는 폐기 여부에 차이를 줄 수 있습니다.

적절한 에티켓 외에도 제안서의 어조도 중요합니다. 공식적이지만 개인화 된 접근 방식은 일반적으로 서구 문화에서 가장 효과적이며, 일부 비즈니스 관계는 비공식적 인 분위기를 허용합니다. 항상 그런 것은 아니지만 동부 문화는 공식적이고 전문적인 접근 방식을 선호합니다. 적절한 톤과 관련하여 의심이가는 경우 공식적이고 전문적인 접근 방식이 가장 좋습니다.

제안서가 수락을 보장하지는 않지만 적극적인 목소리와 간결한 글쓰기를 사용하면 가능성이 높아집니다. 하나가 충분할 때 두세 단어를 사용하지 마십시오. 짧고 간단한 문장이 길고 복잡한 단락보다 낫습니다. 활동적인 음성은 명확성과 자신감을 표현하므로 글에 "동사"가되지 않도록하십시오. “원하는 경우”또는“원하는 경우”와 같은 문구는 사용하지 마십시오. 대신 강력한 행동 동사와 직접 행동 유도를 선택하십시오.

제안서의 구체적인 내용은 프로젝트 및 비즈니스 관계에 따라 다릅니다. 커버 제안서를 작성하면서 전문가들이 저지르는 실수 중 하나는 첨부 문서에 포함 된 정보를 다시 해시하거나 요약하는 것입니다. 대부분의 비즈니스 전문가는 시간이 제한되어 있습니다. 독자의 시간을 존중하고 제안 내용을 단순히 언급하지 마십시오. 대신, 직접 대면 소개를 사용하여 서한을 작성하십시오. 제안서 문서를 넘기기 전에 어떻게 말하거나 직접 발표 할 수 있습니까?