Comment puis-je écrire une lettre de proposition?
À bien des égards, rédiger une lettre de proposition ressemble à n’importe quel autre type de rédaction commerciale. Une rédaction claire, succincte et précise est importante pour tout document commercial. Les propositions commerciales nécessitent toutefois des composants spécifiques, tels que la lettre d'accompagnement de la proposition. La lettre de proposition, un peu comme une lettre d'accompagnement de CV, sert d'introduction polie à une proposition donnée. L'utilisation d'une voix active, le respect des règles commerciales acceptées et la reconnaissance du temps limité dont dispose le lecteur sont essentiels à une réponse réussie.
Souvent, lorsque de grandes organisations publient des demandes pour plusieurs projets, la lettre d'accompagnement de la proposition sert à informer le lecteur de la demande de proposition (RFP) à laquelle le document répond. S'il n'existe aucun lien entre professionnels ou entreprises, une lettre de proposition constitue à la fois une introduction et une occasion de faire une bonne première impression. Lorsqu'une relation existe déjà, la lettre d'accompagnement peut être une occasion de complimenter, d'exprimer de l'appréciation ou d'étendre la bonne volonté continue entre les deux parties.
Qu'il y ait ou non une relation entre les parties, chaque lettre de proposition doit suivre les règles de rédaction appropriées. Par exemple, le document doit être formaté avec les en-têtes, les marges ordonnées et les polices de caractères standard. L'adresse de la lettre au contact approprié et l'utilisation d'un accueil professionnel acceptable pour la culture du client sont attendues. Des informations de contact incorrectes ou un message d'accueil trop informel peuvent faire la différence pour savoir si une lettre de proposition est lue ou jetée.
Mis à part l'étiquette appropriée, le ton d'une lettre de proposition est également important. Les approches formelles, mais personnalisées, fonctionnent généralement mieux dans les cultures occidentales, certaines relations commerciales autorisant un ton informel. Les cultures orientales préfèrent généralement, bien que pas toujours, une approche formelle et professionnelle. En cas de doute sur le ton approprié, une approche formelle et professionnelle est préférable.
Bien qu'aucune lettre de proposition ne garantisse l'acceptation, l'utilisation d'une voix active et d'une écriture concise améliore les chances. Ne pas utiliser deux ou trois mots, quand un suffira. Les phrases courtes et simples valent mieux que les paragraphes longs et complexes. La voix active représente la clarté et la confiance, évitez donc d’être des verbes dans votre écriture. Évitez les expressions telles que «si vous le souhaitez» ou «vous préférez peut-être». Optez plutôt pour des verbes d'action puissants et des appels directs à l'action.
Le contenu spécifique d'une lettre de proposition variera selon les projets et les relations commerciales. Une erreur courante commise par les professionnels dans l’écriture de la lettre de proposition de couverture est de reformer ou de résumer les informations contenues dans les documents d’accompagnement. N'oubliez pas que la plupart des professionnels sont limités dans le temps. Respectez le temps de votre lecteur et ne répétez pas simplement le contenu de votre proposition. Au lieu de cela, écrivez votre lettre avec une introduction en tête à tête: ce que vous diriez ou comment vous vous présenteriez en personne avant de remettre un document de proposition?