Wie schreibe ich ein Angebotsschreiben?
In vielerlei Hinsicht ist das Schreiben eines Angebotsbriefs mit jeder anderen Art von Geschäftsschreiben vergleichbar. Klares, prägnantes und genaues Schreiben ist für jedes Geschäftsdokument wichtig. Für Geschäftsvorschläge sind jedoch bestimmte Komponenten erforderlich, z. B. das Anschreiben des Vorschlags. Das Vorschlagsschreiben dient, ähnlich wie ein Bewerbungsschreiben, als höfliche Einführung in einen bestimmten Vorschlag. Die Verwendung von Active Voice, das Befolgen der anerkannten Business Writing-Etikette und das Zeigen von Wertschätzung für die begrenzte Zeit des Lesers sind für eine erfolgreiche Reaktion von größter Bedeutung.
Wenn große Organisationen Anfragen für mehrere Projekte stellen, dient das Anschreiben des Angebots häufig dazu, den Leser darüber zu informieren, auf welche Angebotsanfrage (RFP) das Dokument reagiert. Wenn keine Beziehung zwischen Fachleuten oder Unternehmen besteht, dient ein Vorschlagsschreiben sowohl als Einführung als auch als Gelegenheit, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Wenn bereits eine Beziehung besteht, kann das Anschreiben als Gelegenheit dienen, die Beziehung zwischen beiden Parteien zu ergänzen, ihre Wertschätzung auszudrücken oder ihren guten Willen zu verlängern.
Unabhängig davon, ob eine Beziehung zwischen den Parteien besteht oder nicht, sollte jeder Antragsbrief der ordnungsgemäßen Geschäftsetikette entsprechen. Beispielsweise sollte das Dokument mit den richtigen Überschriften, sauberen Rändern und der Standardschrift oder -schrift formatiert sein. Es wird erwartet, dass Sie den Brief an den richtigen Ansprechpartner richten und eine professionelle Begrüßung verwenden, die für die Kultur der Kunden akzeptabel ist. Falsche Kontaktinformationen oder eine zu informelle Begrüßung können darüber entscheiden, ob ein Vorschlagsschreiben gelesen oder verworfen wird.
Neben der richtigen Etikette ist auch der Ton eines Antragsschreibens wichtig. Formale und dennoch personalisierte Ansätze eignen sich in der Regel am besten für westliche Kulturen, wobei einige Geschäftsbeziehungen einen informellen Ton zulassen. Östliche Kulturen bevorzugen typischerweise, wenn auch nicht immer, einen formellen, professionellen Ansatz. Im Zweifelsfall ist ein formeller und professioneller Ansatz am besten.
Während kein Antragsschreiben die Annahme garantiert, verbessert die Verwendung von aktiver Stimme und präzisem Schreiben die Chancen. Verwenden Sie keine zwei oder drei Wörter, wenn eines ausreicht. Kurze, einfache Sätze sind besser als lange, komplexe Absätze. Aktive Stimme steht für Klarheit und Selbstvertrauen. Vermeiden Sie daher, beim Schreiben Verben zu verwenden. Vermeiden Sie Ausdrücke wie "wenn Sie möchten" oder "Sie möchten". Entscheiden Sie sich stattdessen für starke Aktionsverben und direkte Aufrufe zum Handeln.
Der spezifische Inhalt eines Angebotsschreibens variiert für jedes Projekt und jede Geschäftsbeziehung. Ein häufiger Fehler, den Fachleute beim Schreiben des Anschreibens machen, besteht darin, die in den Begleitdokumenten enthaltenen Informationen erneut aufzubereiten oder zusammenzufassen. Denken Sie daran, dass die meisten Geschäftsleute zeitlich begrenzt sind. Respektieren Sie die Zeit Ihres Lesers und wiederholen Sie nicht einfach den Inhalt Ihres Vorschlags. Schreiben Sie stattdessen Ihren Brief mit einer persönlichen Einführung: Was würden Sie sagen oder wie würden Sie sich persönlich präsentieren, bevor Sie ein Vorschlagsdokument abgeben?