Wie schreibe ich einen Vorschlagsbrief?
In vielen Aspekten ist das Schreiben eines Vorschlagsbriefs wie jede andere Art von Geschäftsschreiben. Klar, prägnant, genaues Schreiben ist für jedes Geschäftsdokument wichtig. Bei Geschäftsvorschlägen erfordern jedoch spezifische Komponenten wie das Anschreiben des Vorschlags. Der Vorschlagsbrief dient, ähnlich wie bei einem Lebenslauf -Anschreiben, als höfliche Einführung in einen bestimmten Vorschlag. Die Verwendung aktiver Stimme, nach der anerkannten Unternehmensschreibetikette und der Anerkennung für die begrenzte Zeit des Lesers ist für eine erfolgreiche Antwort von größter Bedeutung.
Wenn große Organisationen Anfragen für mehrere Projekte stellen, dient das Anschreiben des Vorschlags dazu, den Leser zu informieren, auf welchen Antrag auf Vorschlag (RFP) das Dokument antwortet. Wenn es keine Beziehung zwischen Fachleuten oder Unternehmen gibt, wirkt ein Vorschlagsbrief sowohl als Einführung als auch als Gelegenheit, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Wenn bereits eine Beziehung bestehtauf oder aus dem weiteren guten Willen zwischen beiden Parteien. Beispielsweise sollte das Dokument mit ordnungsgemäßen Überschriften, ordentlichen Rändern und Standardschrift oder Schriftart oder Schriftart formatiert werden. Es wird erwartet, dass der Brief an den richtigen Kontakt an den richtigen Kontakt angeführt wird und eine professionelle Begrüßung verwendet wird, die für die Kultur der Kunden akzeptabel ist. Falsche Kontaktinformationen oder ein zu informelles Begrüßung können den Unterschied darin machen, ob ein Vorschlagsbrief gelesen oder verworfen wird.
Abgesehen von der richtigen Etikette ist auch der Ton eines Vorschlagsbriefes wichtig. Formale und aber personalisierte Ansätze funktionieren in der Regel am besten in westlichen Kulturen, wobei einige Geschäftsbeziehungen einen informellen Ton ermöglichen. Ostkulturen bevorzugen in der Regel, wenn auch nicht immer, einen formalen, professionellen Ansatz. Sollte es Zweifel Regar gebenDen richtigen Ton, ein formeller und professioneller Ansatz, ist am besten.
Während kein Vorschlagsbrief die Akzeptanz garantiert, verbessert die Aktivität der aktiven Stimme und das präzise Schreiben die Chancen. Verwenden Sie keine zwei oder drei Wörter, wenn man ausreicht. Kurze, einfache Sätze sind besser als lange, komplexe Absätze. Active Voice zeigt Klarheit und Selbstvertrauen. Vermeiden Sie es also, "Verben" in Ihrem Schreiben zu sein. Vermeiden Sie Phrasen wie "Wenn Sie möchten" oder "Sie bevorzugen vielleicht". Entscheiden Sie stattdessen für starke Aktionsverben und direkte Aufrufe zum Handeln.
spezifische Inhalte für ein Vorschlagsschreiben variieren für jede Projekt- und Geschäftsbeziehung. Ein häufiger Fehler, den Profis beim Schreiben des Cover -Vorschlags machen, besteht darin, Informationen in den dazugehörigen Dokumenten neu aufzunehmen oder zusammenzufassen. Denken Sie daran, dass die meisten Geschäftsprofis pünktlich begrenzt sind. Respektieren Sie die Zeit Ihres Lesers und stellen Sie den Inhalt Ihres Vorschlags nicht einfach erneut. Schreiben Sie stattdessen Ihren Brief mit einer persönlichen Einführung in den Sinn: Was yoSie würden sagen oder wie Sie sich persönlich präsentieren würden, bevor Sie ein Vorschlagsdokument übergeben?