Co to jest umowa spółki?
Każda organizacja ma statut, niezależnie od tego, czy zdaje sobie z tego sprawę, czy nie. Są to po prostu podstawowe wewnętrzne zasady działania dla firmy lub organizacji non-profit, które określają, jakie zadania należy wykonać, jakie stanowiska są wymagane do wykonywania niezbędnych funkcji i jak należy przeprowadzać istniejące procesy.
Często umowa spółki dotyczy takich kwestii operacyjnych, jak zwołanie walnego zgromadzenia oraz proces powoływania i wyboru dyrektorów i menedżerów w strukturze organizacyjnej. Zasady te dotyczą także tego, w jaki sposób firma zamierza emitować akcje, wypłacać dywidendy inwestorom oraz jak i kiedy przeprowadzane będą audyty dokumentacji finansowej.
Jedną z mocnych stron artykułów jest to, że nacisk kładziony jest na treść, a nie na formę. Mogą obejmować schematy organizacyjne, procedury eskalacji do obsługi procesu zatrudniania kadry kierowniczej wyższego szczebla, schematy procesowe przedstawiające uporządkowany proces dostarczania towarów i usług oraz prosty schemat blokowy dla podstawowych procedur księgowych, takich jak zobowiązania i należności. Zwykle sposób ustrukturyzowania informacji zawartych w tych regułach jest bardzo elastyczny. Należy jednak pamiętać, że aby zarejestrować firmę do prowadzenia działalności w jednym lub kilku krajach, muszą istnieć formalne umowy spółki i muszą one dotyczyć co najmniej minimalnych problemów wymaganych przez obowiązujące prawo danego kraju .
Jednym z najprostszych sposobów na przygotowanie umowy spółki jest po prostu myślenie w kategoriach codziennej działalności firmy i określenie, co musi się wydarzyć oraz jakie stanowiska są odpowiedzialne za kontynuowanie procesu. Wykorzystując te informacje jako podstawę, łatwo jest pomyśleć o tym, jaki proces musi być wdrożony, aby zapewnić właściwą komunikację inwestorom firmy oraz jak przejść do zastąpienia kadry kierowniczej i menedżerów najwyższego szczebla w przypadku zmiany wymagany. To, co zwykle się pojawia, to dokument, który jest nieco szczegółowy, ale także bardzo zdrowy rozsądek przedstawia cel biznesowy firmy.
Organizacje non-profit mogą również skorzystać z przygotowania umowy spółki. Wiele krajów na całym świecie wymaga od podmiotów non-profit dostarczenia tych artykułów przed zarejestrowaniem się w kraju. Dzieje się tak nawet w przypadku zysków takich jak organizacje religijne. W praktyce przygotowanie takich wytycznych jest po prostu sensowne, ponieważ dokumenty pomagają zapewnić sprawne funkcjonowanie organizacji non-profit, ułatwiając organizacji osiągnięcie większych zasobów dzięki dostępnym zasobom.