Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące planowania procesów?
Planowanie procesów jest kluczowym krokiem w szerszym wysiłku zwanym zarządzaniem procesami. Ideą tego rodzaju planowania jest identyfikacja ogólnych celów związanych z procesem i opracowanie szerokiej koncepcji etapów związanych z tym procesem. Z tej perspektywy planowanie tego typu pomaga przedstawić zarys rozważanego procesu, który można następnie dopracować ze szczegółami i wykorzystać do stworzenia realnego procesu w ramach szerszego projektu. Aby utrzymać planowanie na miejscu, ważne jest określenie celów procesu, rozważenie ogólnych kroków, które umożliwiłyby osiągnięcie tych celów, a następnie ułożenie tych kroków w logiczną sekwencję.
Zanim będzie można poczynić postępy w planowaniu procesu, konieczne jest określenie pożądanego wyniku tego procesu. Wyznaczanie celów dla procesu zapewnia podstawowe ramy dla ustalenia, jak proces musi działać, aby osiągnąć te cele. W ramach tego procesu rozważenie kwestii nie tylko tego, co należy zrobić, ale także dlaczego ten proces powinien przynieść konkretny rezultat, pomoże ustalić jasny program działań.
Po osiągnięciu celów planowanie procesu może przejść do zdefiniowania ogólnych kroków związanych z tym procesem. W tym momencie nie ma próby zdefiniowania specyfiki każdego z tych kroków. Chodzi o opracowanie ogólnej idei, jak osiągnąć pożądane cele, a następnie ułożyć te szerokie kroki w logiczną i wykonalną sekwencję. Dopilnowanie, aby kroki były tak krótkie, jak to możliwe, pozwoli uniknąć komplikowania procesu.
W niektórych przypadkach pokusa zatarcia granic między planowaniem procesu a zarządzaniem procesem może być bardzo silna. Zazwyczaj dobrym pomysłem jest dokonanie wyraźnego rozróżnienia między nimi, koncentrując się na planowaniu jako sposobie tworzenia ogólnego podejścia, które może zostać później doprecyzowane. Takie postępowanie pomaga zapewnić solidne podstawy, do których można się odwoływać podczas oceny, w jaki sposób zarządzać krokami, aby jak najlepiej wykorzystać. Ponadto zarys opracowany w ramach planowania procesu może ułatwić pamiętanie o celach przy ustalaniu szczegółów zarządzania każdym krokiem, co często zapobiega przechodzeniu w problemy uboczne, które mogłyby niepotrzebnie komplikować sprawy.