Co dzieje się w gabinecie stomatologicznym?

Front office to centrum administracyjne i biznesowe gabinetu dentystycznego. W zależności od wielkości gabinetu i liczby pracowników, działania w gabinecie stomatologicznym obejmują planowanie spotkań i przetwarzanie roszczeń ubezpieczeniowych. Pracownicy front office dentystycznego to zazwyczaj pracownicy administracyjni, choć niektórzy mogą przejść dodatkowe szkolenie lub uzyskać certyfikat w zakresie rozpatrywania roszczeń ubezpieczeniowych lub zarządzania gabinetem dentystycznym. W małych gabinetach dentysta może polegać na higienistce lub asystencie dentystycznym w zakresie zarządzania niektórymi pracami administracyjnymi.

Dentyści i higienistki stomatologiczne dbają o zdrowie jamy ustnej swoich pacjentów. Podczas gdy znaczna część ich działalności odbywa się na zapleczu i w pokojach przeznaczonych do prywatnego leczenia pacjentów, praktyka dentystyczna jest również biznesem. Personel frontowy zazwyczaj zarządza znaczną częścią działalności dentystycznej, chociaż w niektórych przypadkach dentysta może również zlecić niektóre aspekty administracji, takie jak przetwarzanie roszczeń ubezpieczeniowych lub przygotowywanie transkrypcji, zewnętrznym dostawcom.

Personel gabinetu dentystycznego jest zazwyczaj pierwszym punktem kontaktowym dla nowych i powracających pacjentów dentystycznych. Pacjenci zazwyczaj muszą najpierw skontaktować się z recepcjonistą lub kierownikiem biura, aby umówić się na spotkanie. Nowi pacjenci mogą zostać poproszeni o przesłanie informacji o ubezpieczeniu w czasie planowania wizyty, aby specjalista ubezpieczeniowy mógł zweryfikować ochronę. Po przybyciu pacjenta do gabinetu personel dentystyczny prawdopodobnie zajmie się odprawą pacjenta. Personel biurowy utrzyma również strefę oczekiwania pacjentów.

Wielu dentystów nadal otrzymuje płatności bezpośrednio od klientów za usługi, więc co najmniej jeden członek personelu może być odpowiedzialny za prowadzenie dokumentacji finansowej i rozliczanie klientów. Działanie to można połączyć z odpowiedzialnością za zarządzanie kwestiami ubezpieczeniowymi, choć nie jest to prawdą w każdym gabinecie dentystycznym. W dużych praktykach pracownicy front office mogą być aktywni w generowaniu nowej działalności dla tej praktyki poprzez różne działania marketingowe, w tym bezpośrednie promocje mailowe.

Innymi obowiązkami personelu front office mogą być interakcje z dostawcami i dostawcami. Na przykład kierownik działu obsługi klienta może zostać poproszony o kontakt z właścicielami i pracownikami obsługi technicznej. Może on być również odpowiedzialny za zakup materiałów eksploatacyjnych do biura, w tym sprzętu dentystycznego. Personel biura może być odpowiedzialny za uzupełnianie, utrzymywanie i przesyłanie akt pacjentów i dokumentacji. Jeśli dentysta zaakceptuje ubezpieczenie, osoba zajmująca się obsługą dentystyczną zazwyczaj będzie odpowiedzialna za przetwarzanie roszczeń ubezpieczeniowych i edukowanie pacjentów na temat ich świadczeń ubezpieczeniowych.