Que se passe-t-il dans une réception dentaire?
Un guichet dentaire est le centre administratif et commercial d'un cabinet dentaire. En fonction de la taille du cabinet et du nombre de ses employés, les activités du front office vont du rendez-vous au traitement des réclamations d’assurance. Les employés d'un guichet dentaire sont généralement des membres du personnel administratif, bien que certains d'entre eux puissent avoir une formation supplémentaire ou une certification en traitement des demandes de règlement d'assurance ou en administration de cabinet dentaire. Dans les petits cabinets, un dentiste peut s’appuyer sur un hygiéniste ou un assistant dentaire pour gérer certains travaux administratifs.
Les dentistes et les hygiénistes dentaires veillent à la santé bucco-dentaire de leurs patients. Bien qu'une grande partie de leur activité se déroule dans le back-office et dans les salles réservées au traitement privé des patients, un cabinet dentaire est également une entreprise. Le personnel du front office gère généralement une grande partie des affaires dentaires, bien que dans certains cas, le dentiste puisse également confier certains aspects de l'administration, tels que le traitement des demandes de règlement ou la transcription des relevés, à des fournisseurs externes.
Le personnel de la réception dentaire est généralement le premier point de contact des nouveaux patients et des anciens patients. En règle générale, les patients doivent d’abord contacter le réceptionniste ou le responsable du bureau pour prendre rendez-vous. Il peut être demandé aux nouveaux patients de fournir des informations sur l’assurance au moment où ils prennent rendez-vous afin qu’un spécialiste de l’assurance puisse vérifier la couverture. Une fois que le patient arrive au bureau, le personnel du front office dentaire se chargera probablement de l’enregistrement du patient. Le personnel du bureau maintiendra également la salle d'attente des patients.
De nombreux dentistes reçoivent toujours le paiement direct des clients pour les services fournis. Par conséquent, au moins un membre du personnel peut être responsable de la tenue des dossiers financiers et de la facturation des clients. Cette activité peut être associée à la responsabilité de la gestion des problèmes d’assurance, bien que ce ne soit pas le cas dans tous les cabinets dentaires. Dans les grands cabinets, le personnel de la réception peut être actif pour générer de nouvelles affaires pour le cabinet via divers efforts de marketing, y compris des promotions de publipostage.
D'autres tâches du personnel de la réception peuvent être d'interagir avec les vendeurs et les fournisseurs. Par exemple, il peut être demandé à un responsable de la réception d’être le contact des propriétaires et des préposés à l’entretien. Il peut également être responsable de l’achat de fournitures pour le bureau, y compris du matériel dentaire. Le personnel du guichet peut être chargé de compléter, de conserver et de transférer les dossiers et les dossiers des patients. Si le dentiste accepte l’assurance, une personne du bureau des soins dentaires sera généralement responsable du traitement des demandes de remboursement et de la sensibilisation des patients à leurs prestations.