Co to jest pokwitowanie biznesowe?

Paragon biznesowy jest zapisem transakcji. Najczęściej dokumentuje sprzedaż, ale firma może wystawić rachunek za wszystko, co chce udowodnić, że otrzymał lub zarządzał, na przykład darowizny, przepracowane godziny lub obecność. Firmy generują paragony, aby zachować zgodność z przepisami o ochronie konsumentów i ustanowić zapisy do celów podatkowych. Tak długo, jak paragon zawiera pewne podstawowe informacje, może używać prawie dowolnego formatu. Zazwyczaj firmy wykorzystują wygenerowane komputerowo odcinki papieru jako paragony w sprzedaży detalicznej i faktury w transakcjach między przedsiębiorstwami.

Najczęstszym rodzajem paragonu jest dokument wystawiony na sprzedaż detaliczną. Większość jurysdykcji wymaga od firm dostarczania pokwitowań klientom, jeśli sprzedaż przekracza określony próg. Paragony dostarczają klientom dowód transakcji i pokazują organom podatkowym, że firma śledzi sprzedaż do celów podatkowych. Typowy paragon wskazuje dzień i godzinę transakcji, sprzedane przedmioty lub świadczone usługi, cenę, ewentualne rabaty, kwotę zastosowanego podatku i metodę płatności. Wraz z rozprzestrzenianiem się komputerowych kas fiskalnych i elektronicznych metod płatności większość sprzedawców detalicznych ma system punktów sprzedaży, który automatycznie generuje wydrukowany zapis w ramach transakcji.

Firmy, które kupują od innych firm, zwykle kończą transakcję przy użyciu zamówienia i faktury. Faktura zawiera listę przedmiotów do sprzedania i zawiera linię podpisu, w której kupujący wskazuje, że produkty zostały otrzymane w dobrym stanie. Chociaż faktura różni się formatem od zapisu sprzedaży detalicznej, jest ona równie ważna jak oficjalny paragon handlowy.

W niektórych sytuacjach firma generuje przychody z transakcji, które nie są tak standardowe jak sprzedaż. Paragon biznesowy w tych przypadkach jest najprawdopodobniej formularzem, który jest ręcznie wypełniany informacjami dotyczącymi danego wydarzenia. Na przykład firma, która otrzymuje darowane towary, może wystawić darczyńcowi pokwitowanie dla celów podatkowych. Często ten paragon jest ręcznie wypełniany szczegółami darowizny, ponieważ towary są sprawdzane przy transferze.

Tradycyjnie paragon biznesowy to fizyczny kawałek papieru, który jest wymieniany między stronami. Dzięki popularyzacji Internetu, poczty e-mail i komputerów mobilnych firmy opracowały nowe sposoby udostępniania klientom rejestrów transakcji. Niektóre firmy oferują wysyłanie potwierdzeń pocztą elektroniczną do klientów lub przesyłanie informacji drogą elektroniczną za pomocą aplikacji na telefony komórkowe. Te nowsze metody zmieniły charakter potwierdzenia przyjęcia, jednocześnie oszczędzając zasoby w procesie.