Was ist ein Geschäftsbeleg?
Ein Geschäftsbeleg ist eine Aufzeichnung einer Transaktion. Meistens dokumentiert es einen Verkauf, aber ein Unternehmen kann eine Quittung für alles ausstellen, was es nachweisen möchte, dass es erhalten oder verwaltet wird, wie gespendete Waren, geleistete Arbeitsstunden oder Anwesenheit. Unternehmen generieren Quittungen, um die Verbraucherschutzgesetze einzuhalten und Aufzeichnungen für Steuerzwecke zu erstellen. Solange eine Quittung bestimmte grundlegende Informationen enthält, kann sie nahezu jedes Format verwenden. In der Regel verwenden Unternehmen computergenerierte Zettel als Quittungen für Einzelhandelsverkäufe und Rechnungen für Business-to-Business-Transaktionen.
Die häufigste Art des Geschäftsbelegs ist der Datensatz, der für einen Einzelhandelsverkauf ausgestellt wurde. In den meisten Ländern müssen Unternehmen ihren Kunden Quittungen ausstellen, wenn der Verkauf einen bestimmten Schwellenwert überschreitet. Quittungen liefern den Kunden einen Nachweis über die Transaktion und zeigen den Steuerbehörden, dass das Unternehmen den Umsatz zu Steuerzwecken nachverfolgt. Ein typischer Beleg gibt den Tag und die Uhrzeit der Transaktion, die verkauften Artikel oder erbrachten Dienstleistungen, den Preis, etwaige Nachlässe, die Höhe der Steuer und die Zahlungsweise an. Mit der zunehmenden Verbreitung computergestützter Registrierkassen und elektronischer Zahlungsmethoden verfügen die meisten Einzelhändler über ein Kassensystem, das im Rahmen der Transaktion automatisch einen gedruckten Beleg erstellt.
Unternehmen, die bei anderen Unternehmen einkaufen, schließen die Transaktion in der Regel mit einer Bestellung und einer Rechnung ab. Die Rechnung listet die zu verkaufenden Artikel auf und hat eine Signaturzeile, in der der Käufer angibt, dass die Produkte in gutem Zustand erhalten wurden. Obwohl sich das Format der Rechnung vom Verkaufsbeleg unterscheidet, gilt sie auch als offizieller Geschäftsbeleg.
In bestimmten Situationen generiert ein Unternehmen Belege für Transaktionen, die nicht dem Standard eines Verkaufs entsprechen. Der Geschäftsbeleg ist in diesen Fällen höchstwahrscheinlich ein Formular, das von Hand mit den für das Ereignis spezifischen Informationen ausgefüllt wird. Beispielsweise kann ein Unternehmen, das gespendete Waren erhält, dem Spender eine Quittung für Steuerzwecke ausstellen. Oft wird diese Quittung von Hand mit den Details der Spende ausgefüllt, da die Ware bei der Übergabe kontrolliert wird.
Traditionell ist ein Geschäftsbeleg ein physisches Stück Papier, das zwischen Parteien ausgetauscht wird. Mit der Verbreitung von Internet, E-Mail und Mobile Computing haben Unternehmen neuere Methoden entwickelt, um Kunden Aufzeichnungen über Transaktionen zur Verfügung zu stellen. Einige Unternehmen bieten an, Kunden Quittungen per E-Mail zu senden oder die Informationen mithilfe von Mobiltelefonanwendungen elektronisch zu übermitteln. Diese neueren Methoden haben die Art des Geschäftsbelegs geändert und dabei Ressourcen gespart.