Co to jest sekretarz korporacyjny?
Sekretarz korporacyjny to profesjonalista biznesowy, który zarządza wieloma niezbędnymi zadaniami w bieżącym życiu korporacji. Chociaż istnieje pewne przekonanie, że sekretarz jest bardziej kustoszem, który działa jako dodatek do innych dyrektorów korporacyjnych, rola sekretarza korporacyjnego jest często szeroka i wiąże się z koniecznością sprawowania znacznej władzy w szerokim zakresie zadań. Skuteczny sekretarz może mieć ogromny wpływ na ogólny dobrobyt korporacji, albo pobudzając biznes do przodu, albo powodując porażkę operacji.
W wielu przypadkach obowiązki sekretarza korporacyjnego są określone w regulaminie korporacyjnym. W zależności od rodzaju korporacji obowiązki te mogą być bardzo szczegółowe, lub sekretarz może otrzymać szerokie uprawnienia, które mogą być wykorzystane w wielu sytuacjach. Postanowienia zawarte w regulaminie muszą być zgodne z wszelkimi statutami rządowymi mającymi zastosowanie do faktycznego założenia spółki, co często będzie miało wpływ zarówno na zakres obowiązków sekretarza, jak i na sposób wykonywania tych obowiązków w celu spełnienia obowiązujących przepisów prawnych standardy.
Główna odpowiedzialność sekretarza korporacyjnego polega na zapewnieniu, że zarząd korporacji ma dostęp do dokładnych informacji i realnych zasobów, które pozwalają mu funkcjonować w sposób zgodny z przepisami rządowymi. Oznacza to, że sekretarz musi być na bieżąco we wszystkich kwestiach prawnych związanych z funkcją przedsiębiorstwa. Nie jest niczym niezwykłym, że sekretarz korporacyjny jest adwokatem, który ma dobrą opinię w lokalnym barze stanowym, chociaż rzadko istnieje wymóg, aby był on adwokatem. W sytuacjach, w których sekretarz nie jest prawnikiem, struktura korporacyjna zwykle zapewnia pewien rodzaj ogólnego radcy, z którym sekretarz może ściśle współpracować, dzięki czemu pozostaje na bieżąco z wszelkimi obowiązującymi przepisami ustawowymi i wykonawczymi.
W ramach tej podstawowej odpowiedzialności sekretarz korporacyjny będzie nadzorował takie działania, jak upewnianie się, że nowi dyrektorzy są szkoleni w zakresie bieżących przepisów, oraz powiadamianie zarządu, gdy wystąpią jakiekolwiek zmiany w przepisach rządowych, które wpływają na funkcjonowanie firmy. W przypadku pojawienia się działającego partnerstwa lub nawet możliwej sytuacji fuzji sekretarz korporacyjny jest często odpowiedzialny za organizację spotkań między wszystkimi decydentami, w tym za zorganizowanie udziału bankowców inwestycyjnych w dyskusjach, jeśli negocjacje osiągną pewien punkt. Sekretarz może na co dzień wchodzić w interakcje z innymi funkcjonariuszami w strukturze firmy, aby upewnić się, że zarządzają swoimi obszarami odpowiedzialności zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Nie jest niczym niezwykłym, że sekretarz korporacyjny ściśle współpracuje z dyrektorem naczelnym. Zbudowanie silnego mostu komunikacji z dyrektorem generalnym daje sekretarzowi korporacyjnemu możliwość przekazywania ważnych informacji o zdarzeniach lub trendach, które mogą mieć wpływ na funkcjonowanie firmy, oraz inicjowania strategii wykorzystania tych trendów lub wydarzeń w sposób najlepszy interes firmy. Aby to osiągnąć, sekretarka musi być potężnym i kompetentnym komunikatorem, zwracać uwagę na szczegóły i dogłębnie rozumieć nie tylko strukturę operacyjną firmy, ale także misję i cele korporacji oraz kulturę korporacyjną które rozwinęły się z czasem.