Hvad er en virksomhedssekretær?
En virksomhedssekretær er en erhvervsfolk, der administrerer en række vigtige opgaver i et virksomheds løbende liv. Mens der er en vis opfattelse af, at sekretæren mere er en depotfunktion, der fungerer som et supplement til andre virksomhedsofficerer, er virksomhedens sekretærs rolle ofte bred og involverer behovet for at udøve betydelig autoritet i en lang række opgaver. En effektiv sekretær kan gøre en enorm forskel i et selskabs generelle velvære enten ved at anspore virksomheden fremad eller forkorte operationen til det svigtende punkt.
I mange tilfælde defineres en virksomheds sekretærs ansvar i selskabsvedtægterne. Afhængigt af selskabstypen kan disse ansvarsområder være meget specifikke, eller sekretæren kan tildeles brede beføjelser, der kan bruges i en række situationer. Bestemmelserne i vedtægterne skal være i overensstemmelse med statslige vedtægter, der gælder for den faktiske inkorporering af virksomheden, en faktor, der ofte vil have indflydelse på både omfanget af sekretærens opgaver og hvordan disse opgaver skal udføres for at imødekomme de nuværende lovlige standarder.
Virksomhedssekretærens hovedansvar har at gøre med at sikre, at selskabets bestyrelse har adgang til nøjagtige oplysninger og levedygtige ressourcer, der giver det mulighed for at fungere på en måde, der er i overensstemmelse med de statslige regler. Dette betyder, at sekretæren skal være ajour med alle retlige spørgsmål, der vedrører virksomhedens funktion. Det er ikke usædvanligt, at en virksomhedssekretær er en advokat, der har en god status med den lokale statsbar, selvom der sjældent er et krav om, at han eller hun skal være advokat. I situationer, hvor sekretæren ikke er en advokat, indeholder virksomhedsstrukturen normalt en slags generel rådgivning, som sekretæren kan arbejde tæt sammen med, og således forblive ajour med eventuelle gældende love eller regler.
Inden for dette kerneansvar vil virksomhedssekretæren føre tilsyn med aktiviteter som at sikre, at nye direktører uddannes i de nuværende regler, og underrette bestyrelsen, når der sker ændringer i statslige love, der påvirker driften af virksomheden. I tilfælde af, at der arbejder et partnerskab eller endda en mulig fusionssituation, er virksomhedssekretæren ofte ansvarlig for at arrangere møderne mellem alle beslutningstagere, herunder arrangere investeringsbankers deltagelse i drøftelserne, hvis forhandlingerne har nået et bestemt punkt. Dag til dag er det sandsynligt, at sekretæren interagerer med andre officerer i virksomhedsstrukturen for at sikre sig, at de administrerer deres ansvarsområder i overensstemmelse med gældende regler.
Det er ikke usædvanligt, at virksomhedssekretæren arbejder tæt sammen med administrerende direktør. At opbygge en stærk kommunikationsbro med administrerende direktør placerer virksomhedssekretæren i en position til at videresende vigtig information om begivenheder eller tendenser, der kan påvirke driften af virksomheden, og indlede en strategi til at bruge disse tendenser eller begivenheder på en måde, der er i Virksomhedens bedste interesser. For at opnå dette skal sekretæren være en stærk og kompetent kommunikator, have øje for detaljer og have en grundig forståelse af ikke kun virksomhedens driftsstruktur, men også virksomhedens mission og mål og virksomhedskultur der har udviklet sig over tid.