Was ist ein Corporate Secretary?
Eine Unternehmenssekretärin ist eine Fachkraft, die eine Reihe von wesentlichen Aufgaben im laufenden Leben eines Unternehmens wahrnimmt. Zwar besteht eine gewisse Auffassung, dass der Sekretär eher ein Depotbankmitglied ist, das als Ergänzung zu anderen Unternehmensleitern fungiert, die Rolle des Unternehmenssekretärs ist jedoch häufig breit gefächert und erfordert die Ausübung beträchtlicher Befugnisse in einem breiten Spektrum von Aufgaben. Eine effektive Sekretärin kann einen enormen Unterschied zum allgemeinen Wohl eines Unternehmens bewirken, indem sie entweder das Geschäft vorantreibt oder den Betrieb bis zum Scheitern lähmt.
In vielen Fällen sind die Verantwortlichkeiten eines Unternehmenssekretärs in der Satzung festgelegt. Abhängig von der Art des Unternehmens können diese Verantwortlichkeiten sehr spezifisch sein, oder dem Sekretär können umfassende Befugnisse übertragen werden, die in einer Reihe von Situationen eingesetzt werden können. Die Bestimmungen in der Satzung müssen den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen, die für die tatsächliche Gründung des Unternehmens gelten. Dies ist ein Faktor, der häufig sowohl den Umfang der Pflichten des Sekretärs als auch die Art und Weise beeinflusst, wie diese Pflichten erfüllt werden müssen, um den geltenden Gesetzen zu entsprechen Standards.
Eine Kernaufgabe des Unternehmenssekretärs besteht darin, sicherzustellen, dass der Verwaltungsrat des Unternehmens Zugang zu genauen Informationen und tragfähigen Ressourcen hat, die es ihm ermöglichen, in einer Weise zu arbeiten, die den behördlichen Vorschriften entspricht. Dies bedeutet, dass der Sekretär in allen rechtlichen Angelegenheiten, die die Funktion des Geschäfts betreffen, auf dem neuesten Stand sein muss. Es ist nicht ungewöhnlich, dass eine Unternehmenssekretärin ein Rechtsanwalt ist, der mit der örtlichen Staatsanwaltschaft gut zusammenarbeitet, obwohl es selten erforderlich ist, dass er oder sie ein Rechtsanwalt sein muss. In Situationen, in denen der Sekretär kein Anwalt ist, sieht die Unternehmensstruktur normalerweise eine Art allgemeinen Rechtsbeistand vor, mit dem der Sekretär eng zusammenarbeiten kann, um auf diese Weise über alle geltenden Gesetze oder Vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben.
Im Rahmen dieser Kernverantwortung überwacht der Unternehmenssekretär Aktivitäten wie die Aufklärung neuer Direktoren über die aktuellen Vorschriften und benachrichtigt den Vorstand, wenn Änderungen der Regierungsgesetze eintreten, die sich auf den Geschäftsbetrieb auswirken. Für den Fall, dass eine funktionierende Partnerschaft oder sogar eine mögliche Verschmelzungssituation entsteht, ist der Unternehmenssekretär häufig dafür verantwortlich, die Treffen zwischen allen Entscheidungsträgern zu arrangieren, einschließlich der Beteiligung von Investmentbankern an den Diskussionen, wenn die Verhandlungen einen bestimmten Punkt erreicht haben. Täglich ist es wahrscheinlich, dass der Sekretär mit anderen leitenden Angestellten in der Unternehmensstruktur interagiert, um sicherzustellen, dass sie ihre Verantwortungsbereiche in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften verwalten.
Es ist nicht ungewöhnlich, dass der Unternehmenssekretär eng mit dem Chief Executive Officer zusammenarbeitet. Durch den Aufbau einer starken Kommunikationsbrücke mit dem CEO ist die Unternehmenssekretärin in der Lage, wichtige Informationen zu Ereignissen oder Trends weiterzuleiten, die sich auf den Geschäftsbetrieb auswirken könnten, und eine Strategie zu initiieren, um diese Trends oder Ereignisse auf eine Weise zu verwenden, die der Realität entspricht besten Interessen des Unternehmens. Um dies zu erreichen, muss die Sekretärin ein leistungsstarker und kompetenter Kommunikator sein, ein Auge für Details haben und nicht nur die operative Struktur des Unternehmens, sondern auch die Mission und die Ziele des Unternehmens und die Unternehmenskultur genau kennen das hat sich im Laufe der Zeit entwickelt.