Co je to tajemník společnosti?

Firemní tajemník je obchodní profesionál, který v průběhu života korporace řídí řadu základních úkolů. Přestože existuje jistá představa, že sekretářka je spíše opatrovníkem, který funguje jako doplněk k jiným funkcionářům společnosti, role tajemníka společnosti je často široká a zahrnuje potřebu vykonávat značnou autoritu v celé řadě úkolů. Efektivní sekretář může mít obrovský rozdíl v celkové pohodě korporace, a to buď urychlit podnikání vpřed, nebo ochromit operaci do bodu selhání.

V mnoha případech jsou povinnosti statutárního tajemníka definovány v podnikových stanovách. V závislosti na typu korporace mohou být tyto povinnosti velmi specifické nebo tajemníkovi mohou být uděleny široké pravomoci, které mohou být použity v řadě situací. Ustanovení ve stanovách musí být v souladu se všemi vládními předpisy, které se vztahují na skutečné začlenění podniku, což je faktor, který často ovlivní jak rozsah povinností tajemníka, tak způsob, jakým musí být tyto povinnosti vykonávány, aby byly splněny současné právní předpisy. standardy.

Hlavní odpovědnost tajemníka společnosti má zajistit, aby představenstvo korporace mělo přístup k přesným informacím a životaschopným zdrojům, které mu umožní fungovat způsobem, který je v souladu s vládními předpisy. To znamená, že sekretář musí být informován o všech právních otázkách týkajících se funkce podniku. Není neobvyklé, že tajemník společnosti je advokát, který je v dobrém stavu s místním státním barem, ačkoli zřídka se požaduje, aby byl advokát. V situacích, kdy tajemník není právníkem, podniková struktura obvykle stanoví určitý druh generálního právního zástupce, se kterým může tajemník úzce spolupracovat, a tak zůstává aktuální ve všech platných zákonech nebo předpisech.

V rámci této hlavní odpovědnosti bude obchodní tajemník dohlížet na činnosti, jako je zajištění toho, aby byli noví ředitelé vzděláváni o současných předpisech, a informovat představenstvo, když dojde ke změnám ve vládních zákonech, které mají vliv na fungování podniku. V případě, že dojde k pracovnímu partnerství nebo dokonce k možné fúzi, je tajemník společnosti často zodpovědný za organizaci schůzek mezi všemi subjekty s rozhodovací pravomocí, včetně zajištění účasti investičních bankéřů na jednáních, pokud jednání dosáhla určitého bodu. Každodenně bude tajemník spolupracovat s dalšími úředníky ve struktuře společnosti, aby se ujistil, že řídí své oblasti odpovědnosti v souladu s platnými předpisy.

Není neobvyklé, že tajemník společnosti úzce spolupracuje s generálním ředitelem. Budování silného můstku komunikace s generálním ředitelem dává tajemníkovi společnosti možnost předávat důležité informace o událostech nebo trendech, které by mohly mít dopad na chod podniku, a zahájit strategii, jak tyto trendy nebo události využít způsobem, který je v nejlepší zájmy společnosti. Aby toho bylo možné dosáhnout, musí být sekretářka silným a kompetentním komunikátorem, musí dávat pozor na detaily a musí důkladně porozumět nejen provozní struktuře společnosti, ale také poslání a cílům korporace a firemní kultury. který se postupem času vyvíjel.