Co je to firemní tajemník?

Firemní tajemník je obchodní profesionál, který v probíhajícím životě korporace spravuje řadu základních úkolů. I když existuje určité vnímání, že tajemník je spíše depozitářem, který funguje jako doplněk k jiným podnikovým důstojníkům, role tajemníka společnosti je často široká a zahrnuje potřebu vykonávat značnou pravomoc v široké škále úkolů. Efektivní sekretářka může znamenat obrovský rozdíl v celkovém blahobytu korporace, a to buď podnik vpřed, nebo ochromit operaci až do bodu selhání.

V mnoha případech jsou povinnosti tajemníka společnosti definovány v podnikových stanovech. V závislosti na typu korporace mohou být tyto povinnosti velmi specifické, nebo tajemníkovi mohou být uděleny široké pravomoci, které mohou být použity v řadě situací. Ustanovení v rámci stanov musí dodržovat jakékoli vládní zákony, které se vztahují na skutečné začlenění podniku, faktorTo často ovlivní rozsah povinností tajemníka i tomu, jak musí být tyto povinnosti vykonávány, aby bylo možné splnit současné právní standardy.

Základní odpovědnost tajemníka společnosti má co do činění s zajištěním, že správní rada společnosti má přístup k přesným informacím a životaschopným zdrojům, které mu umožňují fungovat způsobem, který je v souladu s vládními předpisy. To znamená, že tajemník musí být aktuální ve všech záležitostech týkajících se funkce podnikání. Není neobvyklé, že se tajemník podniku stane právníkem, který je v dobrém stavu s místním státním barem, i když jen zřídka existuje požadavek, aby musel být právníkem. V situacích, kdy tajemník není právníkem, firemní struktura normálně stanoví nějakou generální radu, se kterým může sekretář úzce spolupracovat, a tak zůstává kurremnt na jakékoli platné zákony nebo předpisy.

V rámci rozsahu této základní odpovědnosti bude tajemník společnosti dohlížet na činnosti, jako je zajištění toho, aby byli někteří noví ředitelé vzděláváni o současných předpisech, a oznámení představenstvu, pokud dojde k jakýmkoli změnám ve vládních zákonech, které ovlivňují činnost podnikání. V případě, že dojde k pracovnímu partnerství nebo dokonce možné situaci fúzí, je tajemník společnosti často odpovědný za uspořádání schůzek mezi všemi tvůrci rozhodnutí, včetně zajištění účasti investičních bankéřů do diskusí, pokud jednání dosáhla určitého bodu. Každý den bude tajemník pravděpodobně komunikovat s ostatními důstojníky ve struktuře společnosti, aby se ujistil, že řídí své oblasti odpovědnosti v souladu s platnými předpisy.

Není neobvyklé, že tajemník společnosti úzce spolupracuje s generálním ředitelem. Budování silného mostu commuNication s generálním ředitelem staví tajemníka společnosti do pozice, aby předával důležité informace o událostech nebo trendech, které by mohly ovlivnit činnost podnikání, a zahájit strategii používat tyto trendy nebo události způsobem, který je v nejlepším zájmu společnosti. Aby toho bylo dosaženo, musí být tajemníkem mocným a kompetentním komunikátorem, věnovat pozornost detailu a má důkladné porozumění nejen provozní struktuře společnosti, ale také poslání a cílů korporace a firemní kultury, která se časem vyvíjela.