Co to jest propozycja?

Propozycja zazwyczaj jest narzędziem zaprojektowanym w celu przekonania klienta do zakupu produktu lub otrzymania finansowania i wsparcia nowego projektu lub programu. Propozycje stosowane w większości branż, od korporacyjnej Ameryki po środowisko akademickie, mają wiele form. Istnieją nieformalne i formalne propozycje, a także zamówienia pożądane i niepożądane. Bez względu na rodzaj, propozycja zwykle ma na celu poinformowanie czytelnika o problemie lub potrzebie, zaoferowanie rozwiązania i szeroki przegląd działania proponowanego rozwiązania i jego kosztu.

Nieformalne propozycje mogą być dość krótkie i mogą być wykorzystane jako uzupełnienie spotkania biznesowego lub personelu. Zazwyczaj powtarzają to, czego się nauczyli lub odkryli podczas spotkania, i przedstawiają przegląd cen lub szczegółowy zarys rozwiązania. Formalne propozycje zwykle zawierają listy przewodnie, badania i liczby lub wykresy, opisują szczegóły wszystkich głównych etapów, harmonogramów, obowiązków organizacyjnych i zestawienia kosztów wszystkich komponentów. Zazwyczaj mają także opis usług firmy lub osoby proponującej, CV, listę wcześniejszych projektów i wszystko inne, co mogłoby potwierdzić kwalifikacje.

Poproszona oferta jest zazwyczaj odpowiedzią na zapytanie ofertowe (RFP). Niezależnie od tego, czy jest to firma, która potrzebuje usługi, czy dział, który dodaje nowy program, tego rodzaju zapytania są zazwyczaj dość powszechne i wymagają pisemnego dokumentu do złożenia oferty lub przedstawienia pomysłu na projekt. Zazwyczaj reagują na zidentyfikowany problem lub wymagane specyfikacje klienta za pomocą informacji o cenach, szczegółowego opisu rozwiązania, nakreślonego planu jego realizacji i tego, co czyni go najlepszym rozwiązaniem. Tego rodzaju wnioski muszą zasadniczo być konkurencyjne, ponieważ może być wiele zgłoszeń oferujących różne rozwiązania.

Niezamówione propozycje są zwykle wykorzystywane w celu zdobycia zainteresowania potencjalnego klienta poprzez nakreślenie usługi lub produktu firmy. Można je również wykorzystać jako formę wprowadzenia lub jako sposób na dotarcie do potencjalnego klienta. Zazwyczaj nie zawierają wielu szczegółów, ponieważ często są uzupełniane przy niewielkiej wiedzy o konkretnych potrzebach lub problemach klienta.

Pisanie propozycji jest zwykle kluczowym krokiem w większości procesów biznesowych. Zazwyczaj jest to wspólny format ze wstępem opisującym problem, sekcją zawierającą szczegóły rozwiązania oraz wnioskiem podkreślającym korzyści i kolejne kroki. Bardziej formalne typy zazwyczaj zawierają listy przewodnie i dzielą środkowe sekcje na zestawienia sekcji roboczych, kompletnych szczegółowych budżetów, przepływu pracy i harmonogramów, a także badań z analizą kosztów, metodologią i procesami oceny.