Co to jest inwentaryzacja?
Liczenie zapasów to proces polegający na fizycznym zliczeniu każdego przedmiotu znalezionego w danym zapasie. Liczby są powszechnie stosowane w przypadku wszystkich rodzajów zapasów w dowolnym rodzaju otoczenia biznesowego. Celem inwentaryzacji zapasów jest zapewnienie dokładności wszystkich zapisów inwentaryzacyjnych. Jeżeli liczba osób fizycznych i zapisy nie są zgodne, należy zastosować procedury zgodne z zasadami firmy i wszelkimi obowiązującymi przepisami ustawowymi i wykonawczymi.
Jedna z najczęściej używanych form inwentaryzacji jest znana jako liczba cykli. Firmy produkcyjne, takie jak korporacje tekstylne lub producenci elektroniki, zazwyczaj dysponują ogromnymi zapasami surowców, produktów gotowych oraz części i materiałów eksploatacyjnych, które są pod ręką w celu utrzymania sprawności maszyn produkcyjnych. W przypadku każdego z tych zapasów metoda liczenia cykli pozwala na fizyczne zliczenie części zapasów w każdym miesiącu lub kwartale roku. Pozwala to na stopniowe uzgadnianie spisu inwentarza przez cały rok i pomaga zminimalizować proces uzgadniania, gdy przeprowadzana jest pełna roczna inwentaryzacja spisu.
W wielu firmach produkcyjnych części maszyn i materiały eksploatacyjne są przechowywane na miejscu i dzielone są na tak zwane kody materiałowe. Kody są często ustrukturyzowane, więc odnoszą się do określonego działu w zakładzie produkcyjnym oraz rodzaju maszyny, która korzysta z tych komponentów lub materiałów eksploatacyjnych. Końcowa część kodu dla każdego elementu zwykle odnosi się do numeru części przypisanego przez producenta części. Podczas przeprowadzania liczenia cykli wybierana jest określona liczba kodów materiałowych, a każda pozycja jest liczona fizycznie. Kiedy fizyczna liczba jest większa lub mniejsza niż liczba odzwierciedlona w wykazie zapasów, sporządzana jest notatka, a wykaz jest ostatecznie uzgadniany z faktycznym naliczeniem, po złożeniu odpowiedniej dokumentacji w celu uwzględnienia rozbieżności.
Przeprowadzenie inwentaryzacji jest niezbędne z dwóch kluczowych powodów. Po pierwsze, liczba ta zapobiega sytuacjom, w których jedna lub więcej maszyn wymaga części zamiennych, i okazuje się, że te części nie występują w spisie z natury. W rezultacie proces produkcyjny jest opóźniany o krótsze okresy, a poziomy produkcji można osiągnąć z większą łatwością. Jednocześnie utrzymywanie dokładnego liczenia minimalizuje szanse na zgromadzenie zapasów, które są większe niż to konieczne, i generowanie większego obciążenia podatkowego z tych większych zapasów.