Co to jest poufność zatrudnienia?
Większość firm obsługuje poufne informacje na pewnym poziomie. Niezależnie od tego, czy są to tajemnice handlowe, strategie marketingowe czy numery kart kredytowych, firma ma powód i prawo do ochrony swoich poufnych informacji, o ile informacje są legalne. Wielu pracodawców wymaga od nowych pracowników podpisania umowy o poufności zatrudnienia, która gwarantuje, że pracownik nie ujawni żadnych poufnych informacji zarówno w trakcie, jak i po zakończeniu zatrudnienia. Odmowa przestrzegania umowy o zachowaniu poufności może stanowić podstawę do rozwiązania umowy, a nawet podjęcia działań prawnych w niektórych przypadkach.
Umowy o zachowaniu poufności są zazwyczaj podpisywane przed rozpoczęciem zatrudnienia. Zapewnia to, że pracownik wie, w co się pakuje, i rozumie, że praca jest wykonywana pod warunkiem podpisania umowy. Pracodawcy powinni zapewnić nowemu pracownikowi czas na zapoznanie się z umową i być przygotowanym do udzielenia odpowiedzi na wszelkie pytania dotyczące charakteru poufnych materiałów w pracy.
Niektóre umowy o zachowaniu poufności zatrudnienia zawierają klauzulę, która omawia wcześniejsze informacje o zatrudnieniu. Jest to bardzo ważne zarówno dla pracowników, jak i pracodawców, ponieważ chroni ich integralność. Większość firm wymaga, aby pracownik przestrzegał zasad poufności nawet po odejściu z pracy na inne stanowisko; jeśli nowy pracodawca prosi pracownika o naruszenie poufności przy innej pracy, jest to nieetyczne, a czasem nielegalne. Poprzednia klauzula pracownicza chroni pracownika przed koniecznością udzielenia odpowiedzi na te pytania, a także chroni firmę przed oskarżeniami o kradzież tajemnic handlowych poprzez zatrudnienie pracownika innej firmy.
Ważne jest, aby zrozumieć, że podpisanie umowy o poufności zatrudnienia nie oznacza, że pracownik musi milczeć na temat nielegalnych działań. Podczas gdy nieetyczne firmy nierzadko grożą zwolnieniem pracowników i procesami o ujawnienie władzom nielegalnych praktyk biznesowych, zwykle pracownikowi przysługuje prawne odwołanie się od takich działań. Niektóre regiony wprowadziły przepisy dotyczące osób zgłaszających przypadki naruszenia w celu ochrony pracowników, którzy ujawniają nielegalne praktyki właściwym organom.
W przypadku podpisania umowy o poufności zarówno pracownik, jak i pracodawca powinni otrzymać kopię. Zasadniczo firma będzie przechowywać dokument w aktach osobowych wraz z inną dokumentacją dotyczącą pracownika. Eksperci zalecają, aby pracownik również trzymał się swojej kopii i przechowywał ją wraz z innymi ważnymi dokumentami w celu łatwego przeglądu.
Ważne jest, aby pracodawcy przypominali pracownikom o konieczności zachowania poufności. W sytuacjach, gdy nie jest jasne, jakie informacje są poufne, rozważ oznaczenie wszystkich ważnych wiadomości e-mail, notatek i innych dokumentów jako „poufne”, aby służyły jako przypomnienie. Ta prosta sprawa może zapobiec przypadkowemu wyciekowi informacji.