Co to jest zarządzanie zakupami?

Zarządzanie zakupami kieruje przepływem towarów i usług w firmie oraz obsługuje wszystkie dane dotyczące kontaktu z dostawcami. Aby być skutecznym, wymaga znajomości łańcucha dostaw, prawa biznesowego i podatkowego, procedur wystawiania faktur i inwentaryzacji oraz zagadnień związanych z transportem i logistyką. Chociaż niezbędna jest dogłębna znajomość produktów i usług, które mają być zakupione, specjaliści w tej dziedzinie muszą także mieć możliwość planowania, realizacji i nadzorowania strategii zakupowych, które pomagają ich firmie w zwiększeniu rentowności.

Pozyskiwanie wiarygodnych dostawców jest kluczową częścią zarządzania zakupami. Menedżerowie, agenci i kupujący zwykle dowiadują się o nowych produktach i usługach z wyszukiwarek internetowych, targów i konferencji. W miarę możliwości spotykają się z potencjalnymi dostawcami w swoich zakładach. Umiejętności w językach obcych mogą być pomocne w pozyskiwaniu dostawców w innych krajach. Osoby pracujące w tym obszarze muszą zawsze oceniać potencjalnych dostawców pod kątem zdolności dostawcy do dostarczania wysokiej jakości towarów w odpowiedniej cenie i na czas.

Specjaliści ds. Zarządzania zakupami muszą być dobrymi negocjatorami, rozumieć techniczne informacje o produkcie, mieć dobre umiejętności matematyczne, rozumieć oprogramowanie do arkuszy kalkulacyjnych, rozumieć metodologię marketingową i być wybitnymi decydentami. Aby osiągnąć postęp w tej dziedzinie, wymagane są dobre umiejętności przywódcze, a wyższe stanowiska często wymagają tytułu magistra w dziedzinie związanej z biznesem. Pozycje podstawowe, takie jak młodsi nabywcy, asystenci nabywcy i urzędnicy zakupowi, często wymagają wykształcenia wyższego i pewnej wiedzy na temat produktu.

Więksi dystrybutorzy mogą wymagać licencjata do pracy na tym poziomie. Pracownicy zazwyczaj kształcą się i uczą w zakresie sprzedaży, a następnie nadzorują i monitorują faktury oraz zapasy. Profesjonalne oznaczenia obejmują certyfikowanego specjalistę ds. Zakupów (CPP) w Stanach Zjednoczonych oraz certyfikowanego profesjonalnego nabywcę (CPP) w Kanadzie.

Kierownicy zakupów, nabywcy i menedżerowie materiałów kontrolują budżety, zarządzają personelem, mogą analizować metody zakupów, a także negocjować umowy z dostawcami. Ci specjaliści muszą zrozumieć przepisy podatkowe, trendy zakupowe, etykę i globalne problemy outsourcingu. Kupujący i agenci zakupów zazwyczaj zajmują się konkretnie zadaniami zakupu, podczas gdy menedżerowie zwykle nadzorują innych, w tym agentów zakupów. Jednak tytuły i obowiązki różnią się znacznie w zależności od branży i pracodawcy.

Kupujący potrzebują możliwości wyboru produktów, które konsumenci będą chcieli kupić, dlatego muszą zrozumieć trendy, a także warunki ekonomiczne, które wpływają na decyzje zakupowe konsumentów. Osoby zatrudnione w małych sklepach mogą być odpowiedzialne za zakup całego asortymentu sklepu, a osoby pracujące dla większych operacji mogą skupić się na kilku liniach produktów.

Menedżerowie towarów mogą współpracować z zespołem reklamowym w celu stworzenia kampanii dotyczącej kupowanych towarów. Kontynuacja jest ważną częścią tej pracy, ponieważ odpowiedzialność nie kończy się na zakupie towarów. Na przykład menedżerowie muszą sprawdzić, czy kupowane produkty są dobrze wyświetlane, aby przyciągnąć konsumentów. Kupujący muszą śledzić żądania klientów dotyczące nowych produktów, a także określać, jak dobrze sprzedają towary.