Co to jest zabezpieczenie dochodów?
Niekiedy nazywane po prostu RA, zapewnianie przychodów jest działaniem mającym na celu zapewnienie, że wszystkie zadania związane z otrzymywaniem rekompensaty za wykonane towary i usługi funkcjonują na możliwie najbardziej efektywnym poziomie. Chociaż termin ten jest często używany w branży telekomunikacyjnej, można go również znaleźć w wielu innych ustawieniach biznesowych i branżowych. Ogólnie rzecz biorąc, dział zapewniania przychodów przyjrzy się uważnie procesowi fakturowania, aby upewnić się, że jakość danych jest zachowana, a także zbada, jak skutecznie płatności są gromadzone i księgowane na kontach klientów, umożliwiając firmie kontynuowanie korzystania z tych zebranych przychodów.
W branży telekomunikacyjnej często zdarza się, że zespół ma zespół zajmujący się funkcją zapewniania przychodów. Zespół ten może istnieć w szerszej strukturze działu księgowości lub służyć jako łącznik między działami sprzedaży, obsługi klienta i księgowości. Chodzi o ocenę procesu dostarczania danych do działu rozliczeń w celu stworzenia dokładnych faktur dla klientów oraz ustalenie, czy faktury te są przekazywane klientom w odpowiednim czasie i czy płatności są niezwłocznie księgowane po ich otrzymaniu. W niektórych przypadkach zapewnianie przychodów obejmuje także ocenę zasad i procedur dotyczących windykacji, które są stosowane, gdy faktury klienta są ważniejsze niż trzydzieści dni.
Ogólną ideą zapewnienia przychodów jest upewnienie się, że wszelkie czynniki utrudniające proces fakturowania i otrzymywania płatności są izolowane i skutecznie rozwiązane. Zazwyczaj wiąże się to z rozważeniem każdego etapu procesu, od rozpoczęcia świadczenia usługi aż do otrzymania płatności. W przypadku zidentyfikowania problemu, który wydaje się mieć negatywny wpływ na proces, zespół zapewniający przychody musi opracować alternatywne zasady lub strategie, które pomogą rozwiązać problem i pomogą przyspieszyć cały proces fakturowania i księgowania. W rezultacie klienci korzystają z terminowego fakturowania za świadczone usługi, dzięki czemu możliwe jest rozliczenie salda konta wcześniej niż później. Jednocześnie firma czerpie korzyści z usprawnienia procesu, dzięki czemu zasoby są najlepiej wykorzystywane, co z kolei pomaga ograniczyć koszty operacyjne do minimum.
Zapewnienie przychodów może również obejmować zwrócenie uwagi na to, jak firma postępuje z fakturami zaległymi. Tutaj nacisk kładziony jest na stworzenie uporządkowanego procesu powiadamiania klienta, że faktura jest przeterminowana i, miejmy nadzieję, skutkuje przetargiem na płatność. Proces ten może również obejmować procedury postępowania z klientami, którzy nie przekazują płatności pomimo kilku wniosków o płatność, w tym określenie, kiedy albo przekazać zaległe konto do agencji windykacyjnej, odpisać należne saldo, zamknąć konto klienta, aby dalsze zakupy lub podjęcie kroków prawnych przeciwko klientowi.