Jaka jest różnica między Call Center a automatyczną sekretarką?
W wielu przypadkach istnieje niewiele różnic między telefonicznym centrum obsługi klienta a automatyczną sekretarką. Wiele firm jest zarówno dostawcami usług call center, jak i firmami oferującymi odpowiedzi. Ogólnie rzecz biorąc, każdy z nich twierdzi, że zapewnia lepszą obsługę klienta, witając dzwoniących z odpowiedzią na żywo, a nie tylko z usługą poczty głosowej. Firmy wybierają dwa rodzaje usług z różnych powodów. Na przykład małe przedsiębiorstwo może nie potrzebować wielu ofert dużego centrum telefonicznego i zamiast tego może zdecydować się na automatyczną sekretarkę.
W przeważającej części centrum obsługi telefonicznej i automatyczna sekretarka są w stanie zapewnić klientom wsparcie na pierwszym poziomie. Usługi call center są często dostępne 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu. Dotyczy to również większości usług odbierania połączeń. Wiadomości są zazwyczaj dostarczane zgodnie z preferencjami klienta. Niektóre opcje obejmują wysyłanie e-mailem, faksem, stronicowanie lub wysyłanie ich do tradycyjnej skrzynki poczty głosowej w celu pobrania. Oba rodzaje usług telefonicznych są zazwyczaj dostępne do obsługi połączeń prawie w dowolnym momencie, w tym w dni wolne od pracy.
Zazwyczaj zarówno centrum telefoniczne, jak i automatyczna sekretarka zapewniają swoim klientom lokalne numery telefonów, numery bezpłatne i faks. Usługi odpowiadania mogą być jednak ograniczone do niektórych funkcji. Może to obejmować odbieranie wiadomości, przekierowywanie zapytań i obsługę połączeń przelewowych. W niektórych przypadkach, zwykle za dodatkową opłatą konfiguracyjną, mogą również pomóc w wysyłaniu pracowników ratunkowych.
Rozważając call center i usługę odbierania połączeń jako opcje, decydującym czynnikiem jest zazwyczaj poziom obsługi klienta, który można zapewnić. Właściciele firm i menedżerowie mogą preferować call center, jeśli chcą monitorować połączenia na żywo lub nagrywać połączenia w celu późniejszej oceny. Częstą różnicą między call center a automatyczną sekretarką jest to, że wielu pracowników call center jest specjalnie przeszkolonych do obsługi zapytań konkretnej firmy lub branży.
Inną różnicą między centrum obsługi telefonicznej a usługą sekretarki jest to, że centra obsługi telefonicznej często zajmują się przetwarzaniem zamówień. Mogą sprzedawać produkty i usługi telefonicznie lub przez Internet i zwykle można je skonfigurować do obsługi płatności kartą kredytową. Centrum telefoniczne może również działać jako biuro pomocy lub jego rozszerzenie, aby pomagać innym. Przykładem dodatkowej funkcji call center jest to, że jego pracownicy często pomagają rejestrować klientów na wydarzenia.