Jak napisać profesjonalną propozycję?
Pisanie profesjonalnej propozycji nie musi być trudne, jeśli weźmiesz pod uwagę kilka ważnych kwestii. Po pierwsze, oprzyj się pokusie pisania, aby zrobić wrażenie, na przykład używając fantazyjnego języka lub technicznego żargonu. Zamiast tego użyj prostego języka, który jasno wyjaśnia, czego Twoi czytelnicy chcą i powinni wiedzieć o Twojej propozycji. Po drugie, pamiętaj o sprawdzeniu szczegółów, takich jak upewnienie się, że w ofercie nie ma literówek ani błędów. Po trzecie, pamiętaj, że Twoim celem przy pisaniu profesjonalnej propozycji jest przekonanie czytelników, aby ci dali pracę, więc upewnij się, że postępujesz zgodnie z ich instrukcjami w ich zapytaniu ofertowym (RFP) i przekonaj ich, że ty i Twoja firma dostarczycie dokładnie to, co oni potrzebują.
Rozpocznij pisanie propozycji, zwracając uwagę na to, czego oczekują Twoi czytelnicy. Spróbuj zobaczyć propozycję z ich perspektywy, ponieważ próbujesz im sprzedać swoje pomysły. Jak zaspokoisz ich potrzeby? Jakie korzyści uzyskają, wybierając swoją firmę do pracy nad inną firmą? Jaką pracę wykonałeś w przeszłości, co sprawia, że Ty i Twoje pomysły jesteście odpowiednio dobrani do tej oferty?
Po udzieleniu odpowiedzi na pytania takie jak te, zrób więcej notatek, aby mieć przybliżony, ale jasny obraz tego, co uwzględnisz w zapytaniu ofertowym lub innej propozycji, takiej jak ta, którą zainicjowałeś. Następnie uporządkuj i poszerz informacje, które zawrzesz w swojej profesjonalnej propozycji. Jeśli korzystasz z szablonu oferty, zdecyduj, jak najlepiej uporządkować treść w jego strukturze. W przeciwnym razie możesz przejrzeć przykładowe propozycje z książek biznesowych lub z wyszukiwarek internetowych, aby dać Ci wyobrażenie o tym, jak w przekonujący sposób zaprezentować informacje o swojej ofercie.
Projekt i układ Twojej profesjonalnej oferty powinien pasować do Twojej branży i firmy. Strona tytułowa powinna zawierać Twoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe oraz ciekawą grafikę, która zainteresuje czytelników Twoim pomysłem. Jednostronicowe streszczenie, które przedstawia cele i wyniki projektu, powinno zwykle znajdować się na stronie tytułowej. Wielu profesjonalnych autorów propozycji zaleca napisanie streszczenia na końcu, abyś był w stanie przekonująco i dokładnie podsumować swoją propozycję.
Dodatki wizualne do pisemnych propozycji są koniecznością w dzisiejszym świecie biznesu. Jednak dbaj o to, by były one odpowiednie dla Twojej profesjonalnej propozycji i upewnij się, że będą ją promować, a nie umniejszać. Obsługa grafiki może zwiększyć przekonalność tekstu i sprawić, że będzie interesujący. Rozważ dołączenie pomocnych wykresów i wykresów z odpowiednimi informacjami statystycznymi. Nazwa firmy, logo, slogan i dane kontaktowe powinny pojawić się profesjonalnie w Twojej ofercie.
Profesjonalni pisarze rozumieją, jak pisać, aby odpowiedzieć na pytania, które oczekują od czytelników. Przeczytaj pierwszy szkic swojej propozycji i upewnij się, że odpowiedziałeś na każde pytanie, jakie możesz przewidzieć wśród odbiorców. Przemyśl swoją ofertę cenową i spraw, aby była konkurencyjna, ale nie zejdź zbyt nisko, aby uzyskać pracę, ponieważ będzie to działać wbrew Twojemu celowi. Dobrym celem dla profesjonalnej propozycji jest dziesięć stron, chociaż niektóre propozycje mają 15 lub więcej stron. Propozycje powinny być szczegółowe i dokładne, ale jeśli są również zwięzłe, mogą przykuć uwagę czytelnika.