Hvordan skriver jeg et professionelt forslag?

Det er ikke nødvendigt at skrive et professionelt forslag, hvis du har flere vigtige overvejelser i tankerne. Først skal du modstå trangen til at skrive for at imponere, f.eks. Ved at bruge fancy sprog eller teknisk jargon. Brug i stedet almindeligt sprog, der tydeligt forklarer, hvad dine læsere ønsker og har brug for at vide om dit forslag. For det andet skal du huske at kontrollere detaljerne, for eksempel at sikre dig, at der ikke er nogen skrivefejl eller fejl af nogen art i dit forslag. For det tredje skal du huske, at dit mål med at skrive et professionelt forslag er at overtale dine læsere til at give dig arbejde, så sørg for at følge deres anvisninger i deres anmodning om forslag (RFP) og overbevise dem om, at du og din virksomhed vil give præcis, hvad de har brug for.

Start dit forslag med at skrive med at bemærke, hvad dine læsere forventer, at du adresserer i forslaget. Prøv at se forslaget fra deres perspektiv, da du prøver at sælge dine ideer til dem. Hvordan vil du imødekomme deres behov? Hvilke fordele får de ved at vælge din virksomhed til at arbejde for dem frem for en anden virksomhed? Hvilket arbejde har du udført i fortiden, der gør dig og dine ideer nøjagtigt den rigtige pasform til dette budforslag?

Når du har besvaret spørgsmål som disse, skal du lave flere noter, så du har et groft, men alligevel klart billede af, hvad du vil medtage i RFP eller anden type forslag, såsom det, du har indledt. Organiser og udvid derefter de oplysninger, du vil medtage i dit professionelle forslag. Hvis du bruger en forslagskabelon, skal du beslutte, hvordan du bedst organiserer dit indhold i dets struktur. Ellers kan det være en god idé at se eksempler på forslag fra forretningsbøger eller fra online-søgninger for at give dig en idé om, hvordan du præsenterer dine forslagoplysninger på en overbevisende måde.

Design og layout af dit professionelle forslag skal passe til din branche og virksomhed. Forsiden skal indeholde dit navn og kontaktoplysninger plus en interessant grafik, der vil interessere dine læsere i din idé. En samlet oversigt over en side, der skitserer projektets mål og resultater, skal normalt følge forsiden. Mange professionelle forslagskribenter anbefaler, at du skriver det samlede resume sammen, så du kan sammenfatte dit forslag overbevisende og nøjagtigt.

Visuel akkompagnement til skriftlige forslag er et must i nutidens forretningsverden. Men hold dem relevante for dit professionelle forslag, og sørg for, at de reklamerer for det i stedet for at forringe det. Understøttende grafik kan øge overtalelsesevnen for din tekst og holde den interessant. Overvej at inkludere nyttige grafer og diagrammer med relevant statistisk information. Dit firmanavn, logo, tagline og kontaktoplysninger skal vises professionelt i dit forslag.

Professionelle forfattere forstår, hvordan man skriver for at besvare spørgsmål, de forventer, at deres læsere vil have. Læs det første udkast til dit forslag igennem, og sørg for, at du har besvaret alle spørgsmål, du kan forudse, at dit publikum har. Gennemse dit prisbud og gør det konkurrencedygtigt, men gå ikke for lavt for at få jobbet, da dette vil arbejde imod dit eget mål. Et godt sidemål for et professionelt forslag er ti sider, selvom nogle af forslagene kører 15 sider eller mere. Forslag skal være detaljerede og grundige, men hvis de også er kortfattede, kan de holde læseren fastholdt.